Durchlaufende Posten und Auslagen: Unterschied, Umsatzsteuer und Rechnung

Was sind durchlaufende Posten?

Der Gesetzeswortlaut des § 10 UStG enthält beide entscheidenden Elemente: fremder Name und fremde Rechnung. Der amtliche Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 10.4 ergänzt, dass die Mittelsperson keinen eigenen Anspruch auf den Betrag und keine eigene Zahlungspflicht gegenüber dem Empfänger haben soll. Zwischen dem eigentlichen Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger müssen unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen.

Damit ist „durchlaufender Posten“ eine enge steuerliche Kategorie. Sie hängt nicht davon ab, ob der Unternehmer an der Ausgabe verdient, exakt denselben Betrag weitergibt oder sie im Vertrag „durchlaufend“ nennt. Wer selbst Vertragspartner und Schuldner einer Rechnung ist, verwandelt den Betrag durch eine spätere Weiterberechnung nicht rückwirkend in fremdes Geld.

Durchlaufender Posten oder weiterberechnete Auslage?

Im Alltag werden beide Fälle „Auslage“ genannt. Für die Umsatzsteuer ist die Umgangssprache nicht entscheidend. Eine Agentur, die im eigenen Namen Stockfotos, Hosting oder Reisekosten einkauft, trägt zunächst eigene Kosten. Berechnet sie diese vereinbarungsgemäß weiter, erhöht sich regelmäßig das Entgelt für ihre Leistung. Eine Behörde, die eine Gebühr unmittelbar vom Auftraggeber verlangt und deren Zahlung ein Bevollmächtigter lediglich ausführt, kann näher am echten Durchlauf liegen.

Fünf-Fragen-Test für Auslagen und durchlaufende Posten

1. Auf wessen Namen lautet die Fremdrechnung?Steht der Kunde beziehungsweise Auftraggeber als Leistungsempfänger oder Gebührenschuldner fest, spricht das für eine fremde Rechtsbeziehung. Lautet sie auf den Dienstleister, spricht das gegen einen Durchlauf.
2. Wer ist dem Dritten zur Zahlung verpflichtet?Nur wenn der Kunde den Betrag unmittelbar schuldet und der Dienstleister lediglich zahlt, ist die Mittelspersonenrolle plausibel.
3. Für wessen Rechnung wird gehandelt?Vertrag, Vollmacht und Korrespondenz müssen zeigen, dass der wirtschaftliche und rechtliche Vorgang dem Kunden zugeordnet ist.
4. Hat der Dienstleister einen eigenen Anspruch auf diesen Betrag?Eine eigene Preisposition oder ein Anspruch aus dem Dienstleistungsvertrag deutet auf eigenes Entgelt.
5. Sind Rechtsbeziehung und Zahlungsweg belegbar?Fremdbeleg, Auftrag, Zahlung und Erstattung müssen denselben Fall und Betrag nachvollziehbar verbinden.

Ein einziges Nein beendet die Prüfung nicht zwingend, ist aber ein deutliches Stoppsignal. Die Einordnung wird dann nicht durch eine 0-Prozent-Position kaschiert. Stattdessen wird der Vertrag, die Fremdrechnung und die steuerliche Behandlung des eigenen Umsatzes geprüft. Bei wiederkehrenden oder hohen Beträgen lohnt sich eine schriftliche Verfahrensregel mit Beispielen und Freigabe durch die steuerliche Beratung.

Typische Praxisfälle richtig einordnen

Bahnfahrt und Hotel im eigenen Namen

Eine Beraterin bucht Zug und Hotel auf ihren eigenen Namen, um einen Kundentermin wahrzunehmen. Vertragspartner der Verkehrs- und Beherbergungsunternehmen ist die Beraterin. Auch wenn der Kunde die Kosten laut Vertrag exakt erstattet, sind sie nicht allein deshalb durchlaufende Posten. Die Weiterberechnung ist Teil des eigenen Abrechnungsfalls; Leistungsbezug, Steuersatz und Vorsteuer werden getrennt geprüft.

Behördengebühr des Auftraggebers

Ein Bevollmächtigter reicht für den Auftraggeber einen Antrag ein. Die Behörde erhebt die Gebühr unmittelbar gegenüber dem Auftraggeber; der Bevollmächtigte bezahlt sie nur aus organisatorischen Gründen und erhält exakt diesen Betrag zurück. Sind Auftraggeber als Gebührenschuldner, Vollmacht, Gebührenbescheid und Zahlung eindeutig verbunden, kann ein durchlaufender Posten vorliegen. Berufs- und Gebührenordnungen können zusätzliche Regeln enthalten.

Porto und Versandmaterial

Ein Unternehmen kauft Verpackung und Porto im eigenen Namen und versendet seine eigene Leistung. Diese Kosten sind gewöhnlich eigene Kalkulationsbestandteile. Ein separater Ausweis auf der Rechnung macht sie nicht zu durchlaufenden Posten. Ob sie als Nebenleistung denselben Steuerfall teilen oder anders zu behandeln sind, wird aus dem konkreten Umsatz abgeleitet.

Fremdleistung für ein Kundenprojekt

Eine Agentur beauftragt eine Übersetzerin im eigenen Namen und berechnet deren Kosten an den Kunden weiter. Die Agentur schuldet das Honorar und ist Vertragspartnerin der Übersetzerin. Damit liegt grundsätzlich eine eigene bezogene Fremdleistung vor. Der Kunde erhält keine bloße Geldweiterleitung, sondern die vereinbarte Gesamt- oder Teilleistung der Agentur.

Wie werden Auslagen und durchlaufende Posten auf der Rechnung dargestellt?

Weiterberechnete eigene Auslagen werden nachvollziehbar als Teil der eigenen Abrechnung beschrieben. Die Position nennt Art, Zeitraum oder Bezug, vereinbarte Berechnungsgrundlage und den fachlich geprüften Steuerfall. Eine pauschale Zeile „Auslagen 300 Euro“ erschwert dem Kunden die Prüfung und lässt offen, ob Reisekosten, Fremdleistung, Material oder eine fremde Gebühr gemeint sind.

Ein echter durchlaufender Posten gehört nicht zur Bemessungsgrundlage des eigenen Umsatzes. Er sollte deshalb organisatorisch und rechnerisch klar vom eigenen Nettoentgelt, der darauf entfallenden Umsatzsteuer und dem Bruttorechnungsbetrag getrennt bleiben. Wie er auf einem konkreten Dokument ausgewiesen oder mit einem separaten Erstattungsnachweis abgerechnet wird, hängt vom Prozess und Empfänger ab. Ein gewöhnlicher steuerfreier Umsatz und ein Nicht-Entgelt sind nicht dasselbe.

Der allgemeine Aufbau einer Honorarabrechnung steht im Beitrag Honorarrechnung erstellen. Die interne Erfassung von Einnahmen und Ausgaben vertieft die EÜR-Vorlage. Dieser Owner entscheidet ausschließlich, ob ein Betrag zum eigenen Entgelt gehört oder als echter Durchlauf außerhalb bleibt.

Umsatzsteuer und Vorsteuer bei weiterberechneten Kosten

Gehört eine Auslage zum eigenen Entgelt, wird die Umsatzsteuer nicht einfach aus dem Steuersatz des ursprünglichen Kassenbons kopiert. Entscheidend ist die steuerliche Behandlung der Leistung, die der Unternehmer gegenüber seinem Kunden ausführt. Eigene Haupt- und Nebenleistungen, verschiedene Leistungsbestandteile, Befreiungen oder grenzüberschreitende Fälle können eine fachliche Prüfung verlangen.

Beim echten durchlaufenden Posten fehlt der eigene Leistungsbezug für diesen Geldbetrag. Die Mittelsperson macht daher nicht allein aufgrund der Zahlung Vorsteuer aus dem Fremdbeleg geltend. Bei der eigenen Auslage kann ein Vorsteuerabzug nur unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG in Betracht kommen, insbesondere bei eigenem unternehmerischem Leistungsbezug und ordnungsgemäßem Beleg. Weiterberechnung und Vorsteuerabzug sind zwei getrennte Prüfungen.

Ändert sich die Einordnung später, müssen Rechnung, Steueraufzeichnung und möglicher Vorsteuerabzug gemeinsam geprüft werden. Es genügt nicht, nur die Beschriftung in einer PDF zu ändern. Der ursprüngliche Beleg und ein nachvollziehbarer Korrekturweg bleiben erhalten.

Durchlaufende Posten in der EÜR

§ 4 Absatz 3 EStG ordnet an, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ausscheiden, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Ein echter Durchlauf erhöht damit nicht allein aufgrund von Ein- und Auszahlung den Gewinn. Voraussetzung bleibt dieselbe belastbare Fremdzuordnung; die Bezeichnung in der Tabelle genügt nicht.

Für die Abstimmung werden Ein- und Auszahlung dennoch nachvollziehbar dokumentiert. Ein Kontrollkonto oder eine gesonderte Liste kann Betrag, Auftraggeber, Zahlungsempfänger, Fremdbeleg, Zahlungsdatum und Erstattungsdatum verbinden. Offene Differenzen zeigen, ob ein Betrag noch nicht erstattet, falsch zugeordnet oder möglicherweise doch eigener Aufwand ist.

Nachweise und Kontrollprozess aufbauen

• Vertrag oder Vollmacht benennt die fremde Rechnung und Zahlungsrolle.
• Fremdbeleg beziehungsweise Gebührenbescheid nennt den eigentlichen Schuldner.
• Zahlungsnachweis stimmt in Betrag und Empfänger mit dem Fremdbeleg überein.
• Erstattung ist demselben Auftraggeber und Vorgang zugeordnet.
• Eigene Auslagen und echte Durchläufe verwenden getrennte Konten oder Status.
• Abweichungen, Teilbeträge und Rückerstattungen erhalten eine dokumentierte Klärung.
• Wiederkehrende Fälle werden mindestens jährlich und bei Vertragsänderung geprüft.

Eine praktische Kontrollliste enthält nicht nur Belege, sondern einen Owner. Die Projektverantwortung bestätigt den Kundenvorgang, Finance prüft Zahlungsfluss und Dokumentation, die steuerliche Beratung gibt unklare wiederkehrende Falltypen frei. Dadurch wird verhindert, dass jede Person denselben Betrag anders bezeichnet.

Auslagen und durchlaufende Posten mit Invoify: Funktionen und Grenzen

Invoify unterstützt freie Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Text, Menge, Preis und ausgewähltem Steuerfall. Weiterberechnete eigene Auslagen können damit nach fachlicher Prüfung transparent als eigene Position beschrieben werden. Die Software berechnet anschließend Summen aus den eingegebenen Positionen und dem gewählten Steuerfall.

Invoify besitzt derzeit keinen eigenen Durchlaufposten-Workflow, kein Treuhand- oder Verrechnungskonto und keine automatische Prüfung der fremden Rechtsbeziehung. Eine Position mit 0 Prozent Umsatzsteuer beweist keinen durchlaufenden Posten und soll nicht als technischer Ersatz für die Abgrenzung verwendet werden. Auch Vorsteuer, Kontierung und EÜR-Zuordnung werden nicht automatisch entschieden.

Wenn ein echter Durchlauf im eigenen Prozess dokumentiert werden muss, werden Darstellungsform und Übergabe an die Buchhaltung vor der ersten Verwendung abgestimmt. Invoify ist keine vollständige Finanzbuchhaltung und ersetzt diese Abstimmung nicht.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Die umsatzsteuerliche Definition steht in § 10 Absatz 1 Satz 5 UStG. Die Mittelsperson, unmittelbaren Rechtsbeziehungen und Grenzen bei eigenen Gebühren erläutert der amtliche UStAE Abschnitt 10.4. Für die EÜR trennt § 4 Absatz 3 EStG im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmte beziehungsweise verausgabte Beträge aus. Produktangaben wurden gegen Rechnungspositionen, Steuerfälle und die fehlende Buchhaltungsautomatik geprüft. Quellen- und Produktcheck: 5. August 2026; nächste turnusmäßige Prüfung: Januar 2027.