Rechnungsvorlage: kostenlose Vorlage mit Pflichtangaben
Rechtsstand: 07/2026 · Aktualisiert am 13. Juli 2026 · Lesezeit 5 Min · Basis: §14 UStG, DIN 5008
Eine korrekte Rechnungsvorlage enthält alle neun Pflichtangaben nach §14 UStG und ist optisch nach DIN 5008 in Briefkopf, Anschriftfeld, Rechnungskopf, Positionstabelle und Summenblock gegliedert. Kostenlose Vorlagen gibt es als Word, Excel oder Online-Tool — ein Tool prüft Pflichtangaben und Summen automatisch und gibt direkt PDF und E-Rechnung aus.
Pflichtinhalt jeder Vorlage: die neun Angaben nach §14 UStG.
Optischer Aufbau nach DIN 5008 in fünf Blöcken — passend für den Fensterumschlag.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brauchen weniger Angaben (§33 UStDV).
Word/Excel sind erlaubt, ab der E-Rechnungspflicht 2027/2028 im B2B aber nicht mehr ausreichend.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein — am besten automatisch vergeben.
Was ist eine Rechnungsvorlage?
Eine Rechnungsvorlage ist ein vorstrukturiertes Dokument, das alle Pflichtfelder einer Rechnung bereits enthält. Du füllst nur Kunde, Positionen und Beträge aus — die rechtlich nötigen Angaben sind fest angelegt.
Eine gute Vorlage nimmt dir zwei Fehlerquellen ab: vergessene Pflichtangaben nach §14 UStG und falsch gerechnete Summen. Sie sorgt außerdem für ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild über alle Rechnungen hinweg.
Wie ist eine Rechnung aufgebaut? (DIN 5008)
Eine Rechnung gliedert sich in fünf Blöcke: Briefkopf mit Absender, Anschriftfeld des Empfängers, Rechnungskopf mit Nummer und Datum, Positionstabelle und Summenblock. Die DIN 5008 legt Ränder und Anordnung fest.
SummenblockNetto je Steuersatz, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Zahlbetrag
Unter dem Summenblock folgt die Fußzeile mit Bankverbindung (IBAN/BIC), Steuernummer und Zahlungshinweis. Die DIN 5008 ist keine gesetzliche Pflicht, aber der De-facto-Standard — sie stellt sicher, dass Empfängeranschrift und Falzmarken zum Fensterumschlag passen.
Welche Pflichtangaben gehören in die Vorlage?
Jede Rechnung über 250 Euro braucht die neun Pflichtangaben nach §14 UStG. Fehlt eine davon, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug und die Rechnung ist formal fehlerhaft.
Name & Anschrift des leistenden Unternehmers
Name & Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge & Art der Lieferung / Leistung
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto)
Steuersatz & Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach §33 UStDV weniger Angaben: Aussteller, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG ersetzt du Steuersatz und Steuerbetrag durch den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Word, Excel oder Rechnungs-Tool?
Word und Excel sind für einzelne Rechnungen erlaubt. Ein Tool rechnet Summen automatisch, vergibt die Rechnungsnummer lückenlos und erzeugt die E-Rechnung — Word und Excel können das nicht.
OptionAm besten für
Word-Vorlageseltene Einzelrechnungen ohne Umsatzsteuer-Komplexität
Excel-Vorlagewer Summen selbst rechnen und mehrere Positionen tippen will
Rechnungs-Toolwer fortlaufende Nummern, korrekte USt und E-Rechnung braucht
Der entscheidende Punkt: Ab der E-Rechnungspflicht 2027/2028 reicht ein Word- oder PDF-Dokument im B2B nicht mehr. Dann ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) nötig, das eine reine Office-Vorlage nicht erzeugt.
Kostenlose Rechnungsvorlage nutzen
Mit Invoify füllst du eine sorgfältig aufgebaute Vorlage online aus und erhältst sofort ein PDF im DIN-5008-Layout plus die passende E-Rechnung — ohne Word, ohne eigene Formeln, kostenlos.
Invoify rendert jede Rechnung automatisch im DIN-5008-Layout, prüft die §14-Pflichtangaben vor dem Versand und vergibt die Rechnungsnummer fortlaufend. Du wählst unter zehn Design-Stilen, passt Akzentfarbe, Schrift und Logo an und siehst das Ergebnis sofort in der Live-Vorschau.
Word, Excel oder Rechnungs-Tool im Vergleich
Word und Excel prüfen keine Pflichtangaben und rechnen die Umsatzsteuer nicht automatisch. Ein Online-Tool übernimmt Prüfung, fortlaufende Nummer und Summen — und erzeugt als Einziges das strukturierte E-Rechnungs-Format.
KriteriumWord / ExcelOnline-Tool
Pflichtangaben-Prüfungmanuell, keine Kontrolleautomatisch vor dem Versand
Fehlerrisikohoch (Tippfehler, Dubletten)gering durch Validierung
Für seltene Einzelrechnungen sind Word und Excel weiterhin zulässig. Entscheidend ist aber die E-Rechnungspflicht 2027/2028: Ab dann reicht ein Word- oder PDF-Dokument im B2B nicht mehr, weil ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) verlangt wird. Ein reines PDF ist seit dem 1.1.2025 keine E-Rechnung mehr — eine Office-Vorlage kann dieses Format nicht erzeugen.
Muster: eine ausgefüllte Rechnung durchgerechnet
Beispiel mit zwei Positionen: 10 Stunden Beratung à 90 € ergeben 900 €, dazu eine Pauschale von 150 €. Das ergibt 1.050 € netto, 19 % Umsatzsteuer sind 199,50 €, der Bruttobetrag beträgt 1.249,50 €.
PositionMengeEinzelpreisSumme
Beratung (Stunden)1090,00 €900,00 €
Pauschale Projektsetup1150,00 €150,00 €
Zwischensumme netto1.050,00 €
zzgl. 19 % USt199,50 €
Bruttobetrag1.249,50 €
Im Summenblock steht das Netto immer nach Steuersätzen getrennt, darunter der Steuerbetrag und der Bruttobetrag als Zahlbetrag. Enthält eine Rechnung sowohl 19 % als auch 7 %, wird jede Bemessungsgrundlage einzeln ausgewiesen. Eine Vorlage, die rundet und addiert, verhindert die häufigsten Rechenfehler — mehr dazu in der Anleitung zum Rechnungschreiben.
Vollrechnung oder Kleinbetragsrechnung?
Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV mit weniger Angaben. Über 250 € brauchst du eine Vollrechnung mit allen neun Pflichtangaben nach §14 UStG.
Bei der Kleinbetragsrechnung genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung). Welche Felder im Detail Pflicht sind, zeigt der Ratgeber Was muss auf eine Rechnung? — im Zweifel nutzt du einfach die Vollrechnung, denn sie ist immer korrekt.
Häufige Fehler in Rechnungsvorlagen
Die typischen Fehler entstehen durch veraltete oder manuell gepflegte Vorlagen: fehlendes Leistungsdatum, doppelte Rechnungsnummern und verwechselte Netto- und Bruttobeträge.
Leistungsdatum fehlt → Verstoß gegen §14 Abs. 4 UStG. Immer Leistungs- oder Lieferzeitpunkt angeben, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
Rechnungsnummer manuell vergeben → Dubletten oder Lücken. Eine automatische Vergabe hält die Nummer fortlaufend und einmalig.
Netto und Brutto vertauscht → falscher Steuerausweis. Die Umsatzsteuer wird auf das Netto gerechnet, nicht aus dem Brutto herausgezogen.
Veraltete Vorlage ohne E-Rechnung → nicht zukunftsfähig. Ab der Ausstellungspflicht 2027/2028 braucht es das EN-16931-Format statt reinem PDF.
§19-Hinweis vergessen → als Kleinunternehmer darfst du keine USt ausweisen, brauchst aber den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG.
Fortlaufende Rechnungsnummer in der Vorlage richtig führen
Die Rechnungsnummer muss nach §14 UStG einmalig und fortlaufend sein. Das Format ist frei wählbar — entscheidend ist nur, dass jeder Nummernkreis lückenlos bleibt.
Zulässig sind beliebige Formate wie 2026-0001, RE-2026-042 oder eine reine Zahlenfolge. Du darfst auch getrennte Nummernkreise pro Jahr oder Belegart führen — etwa einen eigenen Kreis für Gutschriften — solange jeder einzelne Kreis für sich lückenlos aufsteigt. Ein Jahreswechsel, der die Zählung neu bei 0001 startet, ist erlaubt, weil der Kreis über das Präfix eindeutig bleibt.
Bei manueller Vergabe in Word oder Excel entstehen die typischen Probleme: eine Nummer wird doppelt vergeben (Dublette) oder ein verworfener Entwurf reißt eine Lücke in die Folge. Beides erzeugt bei einer Betriebsprüfung Erklärungsbedarf, weil das Finanzamt die Vollständigkeit der Ausgangsrechnungen nicht mehr nachvollziehen kann.
Ein Tool umgeht das, indem es die Nummer erst beim Versand automatisch vergibt — nicht schon beim Anlegen des Entwurfs. So bleibt die Folge auch dann lückenlos, wenn du eine Rechnung verwirfst oder in anderer Reihenfolge fertigstellst. Wie die Nummer im Ablauf entsteht, zeigt auch die Anleitung zum Rechnungschreiben.
Nutze die kostenlose Rechnungsvorlage
DIN-5008-Layout, §14-Pflichtangaben und E-Rechnung inklusive. Ohne Kreditkarte.
Alle neun Pflichtangaben nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuerbetrag.
Ja. Kostenlose Vorlagen gibt es als Word- und Excel-Datei sowie als Online-Tool. Ein Tool hat den Vorteil, dass es Pflichtangaben und Summen automatisch prüft und die Rechnung direkt als PDF und E-Rechnung ausgibt.
Ja, das ist zulässig, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Ab der E-Rechnungspflicht 2027/2028 reicht ein Word- oder PDF-Dokument im B2B aber nicht mehr — dann ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 nötig.
Der optische Aufbau folgt üblicherweise der DIN 5008: Briefkopf, Anschriftfeld, Rechnungskopf mit Nummer und Datum, Positionstabelle und Summenblock. Die DIN regelt die Anordnung, damit die Rechnung in einen Fensterumschlag passt.
Ja. Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein (§14 UStG). Eine gute Vorlage oder ein Tool vergibt sie automatisch, damit keine Lücken oder Dubletten entstehen, die bei einer Prüfung Erklärungsbedarf auslösen.
Nein. Ein Logo ist keine Pflichtangabe. Rechtlich zwingend sind nur die neun Angaben nach §14 UStG. Ein Logo und ein einheitliches Layout wirken professionell, haben aber keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Rechnung oder den Vorsteuerabzug.
Die Umsatzsteuer wird auf das Nettoentgelt gerechnet: netto mal 19 % beim Regelsatz, mal 7 % beim ermäßigten Satz. Aus 1.050 € netto werden so 199,50 € USt und 1.249,50 € brutto. Bei mehreren Steuersätzen rechnest du jede Bemessungsgrundlage einzeln.
Ja, mit einer Anpassung: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag setzt du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Alle übrigen Pflichtfelder bleiben gleich, sodass dieselbe Grundvorlage funktioniert.
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand vom 13. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen: