Was muss auf eine Rechnung? Pflichtangaben nach §14 UStG
Rechtsstand: 07/2026 · Aktualisiert am 13. Juli 2026 · Lesezeit 5 Min · Basis: §14 UStG, §33 UStDV
Auf eine Rechnung gehören neun Pflichtangaben nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro genügen weniger Angaben.
Neun Pflichtangaben nach §14 UStG auf jeder Rechnung über 250 Euro.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto: weniger Angaben nötig (§33 UStDV).
Fehlt eine Pflichtangabe, entfällt beim Empfänger der Vorsteuerabzug.
Steuernummer oder USt-IdNr. — eine von beiden genügt; im EU-Handel die USt-IdNr.
Eine Unterschrift ist nicht erforderlich; die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein.
Die neun Pflichtangaben nach §14 UStG
Jede Rechnung über 250 Euro braucht neun Pflichtangaben nach §14 UStG. Sie sind gesetzlich festgelegt und gelten unabhängig von Branche und Rechtsform.
Name & Anschrift des leistenden Unternehmers
Name & Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge & Art der Lieferung / Leistung
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung (Leistungsdatum)
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto)
Steuersatz & Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Diese Angaben stehen in §14 Abs. 4 UStG. Das Leistungsdatum wird am häufigsten vergessen — es ist auch dann Pflicht, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Eine fertige Struktur mit allen Feldern liefert die Rechnungsvorlage.
Pflichtangaben als Checkliste (Tabelle)
Die folgende Tabelle listet alle neun Pflichtangaben nach §14 UStG mit einem konkreten Beispiel. So prüfst du jede Rechnung in unter einer Minute.
Fehlt in dieser Liste auch nur eine Zeile, ist die Rechnung formal unvollständig. Eine vorbefüllte Struktur mit allen Feldern findest du in der Rechnungsvorlage.
Die kniffligen Angaben im Detail
Drei Angaben führen in der Praxis am häufigsten zu Fehlern: die fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und die Wahl zwischen Steuernummer und USt-IdNr.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss einmalig und lückenlos sein — jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden. „Fortlaufend" bedeutet nicht zwingend eine einzige durchgehende Zahlenreihe: Getrennte Nummernkreise sind erlaubt, etwa nach Jahr (2026-0001), Filiale oder Belegart, solange innerhalb jedes Kreises keine Nummer doppelt oder ohne System verschwindet. Wie du eine saubere Systematik aufsetzt, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben.
Leistungsdatum
Das Leistungsdatum ist der häufigste Fehler überhaupt. Es benennt den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und ist nach §14 Abs. 4 UStG auch dann Pflicht, wenn es dem Ausstellungsdatum entspricht. Üblich ist der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Fehlt die Angabe ganz, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet.
Steuernummer vs. USt-IdNr.
Auf der Rechnung genügt eine von beiden: die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Kleinunternehmer und Freiberufler ohne EU-Handel nutzen meist die Steuernummer. Sobald du grenzüberschreitend an Unternehmen in der EU lieferst, brauchst du die USt-IdNr. — §14a UStG verlangt sie dann für beide Parteien.
Kleinbetragsrechnung: was gilt bis 250 Euro?
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach §33 UStDV weniger Angaben. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind dann nicht zwingend.
Eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV braucht nur: Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz. Diese Erleichterung passt für Bar- und Ladenverkäufe, Quittungen und Kassenbelege.
Sonderfälle: Kleinunternehmer, EU und Reverse Charge
Je nach Steuerfall kommt eine Pflichtangabe hinzu oder entfällt. Kleinunternehmer ersetzen den Steuerbetrag durch einen Hinweis, im EU-Handel ist die USt-IdNr. nötig, bei Reverse Charge ein spezieller Hinweis.
§19 Kleinunternehmer: kein Steuerausweis, dafür Hinweis auf die Steuerbefreiung
Reverse Charge: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
Gutschrift: die Angabe „Gutschrift" ist verpflichtend
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt der Steuerausweis komplett. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen regelt §14a UStG zusätzliche Pflichtangaben wie die USt-Identifikationsnummer.
Reverse Charge, EU-Lieferung und Gutschrift
In diesen drei Fällen kommt eine zusätzliche Pflichtangabe hinzu: der Reverse-Charge-Hinweis, die USt-IdNr. beider Parteien oder das Wort „Gutschrift".
Beim Reverse Charge weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Pflicht-Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" — die Steuerschuld geht auf den Empfänger über. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an ein Unternehmen in der EU müssen die USt-IdNr. beider Parteien auf der Rechnung stehen; die Rechnung ist spätestens bis zum 15. des Folgemonats auszustellen (§14a UStG). Rechnet der Empfänger ab statt der Leistende, ist die Angabe „Gutschrift" verpflichtend.
FallZusätzliche Pflichtangabe
Reverse ChargeHinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", keine USt
Innergem. LieferungUSt-IdNr. beider Parteien; Rechnung bis 15. des Folgemonats
Gutschriftausdrückliche Angabe „Gutschrift"
Anzahlungs- und Schlussrechnung
Auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sind vollwertige Rechnungen mit allen §14-Pflichtangaben. In der Schlussrechnung müssen bereits erhaltene Anzahlungen wieder abgezogen werden.
Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung stellst du vor der vollständigen Leistung, wenn du einen Teilbetrag im Voraus abrechnest. Sie trägt dieselben Pflichtangaben nach §14 UStG wie jede andere Rechnung. Ist die Leistung erbracht, folgt die Schlussrechnung über das Gesamtentgelt. Darin müssen die bereits erhaltenen Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer offen abgezogen werden — sonst würde derselbe Umsatz doppelt der Steuer unterworfen. Rechne also Gesamtbetrag minus bereits fakturierte Anzahlungen, damit am Ende nur der Restbetrag zur Zahlung offen bleibt.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft. Der Empfänger darf die Vorsteuer nicht ziehen, und du musst die Rechnung berichtigen.
Der wirtschaftliche Schaden trifft meist den Empfänger: Ohne vollständige Angaben kein Vorsteuerabzug. Du bist zur Berichtigung verpflichtet — in der Praxis per Storno und Neuausstellung mit Bezug zur Originalnummer. Wie das sauber abläuft, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben. Invoify prüft vor jedem Versand automatisch, ob alle §14-Angaben vorhanden sind, und blockiert unvollständige Rechnungen.
Häufige Fehler bei den Pflichtangaben
Vier Fehler tauchen immer wieder auf — und jeder davon kostet den Empfänger im Zweifel den Vorsteuerabzug.
Leistungsdatum vergessen → Rechnung formal fehlerhaft. Immer angeben, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
USt-IdNr. bei EU-Lieferung fehlt → §14a verlangt die USt-IdNr. beider Parteien. Ohne sie ist die Steuerfreiheit gefährdet.
250-Euro-Grenze falsch angewendet → Die Grenze der Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV) gilt für den Bruttobetrag, nicht netto.
Reverse-Charge-Hinweis fehlt → Ohne „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ist der Übergang der Steuerschuld nicht dokumentiert.
Nie wieder eine Pflichtangabe vergessen
Invoify prüft §14 UStG automatisch und blockiert unvollständige Rechnungen vor dem Versand. Kostenlos.
Nach §14 UStG neun Pflichtangaben: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Nach §33 UStDV genügen dann Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind nicht zwingend.
Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Empfänger darf die Vorsteuer nicht ziehen. Du bist verpflichtet, die Rechnung zu berichtigen — meist per Storno und Neuausstellung mit Bezug zur Originalnummer.
Eine von beiden genügt. Kleinunternehmer und Freiberufler nutzen meist die Steuernummer. Bei Rechnungen ins EU-Ausland ist die USt-Identifikationsnummer nötig, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nach §14a UStG.
Nein. Eine Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig. Verpflichtend sind allein die Angaben nach §14 UStG; eine Unterschrift oder ein Stempel sind rechtlich nicht erforderlich.
Ja. Das Leistungsdatum ist nach §14 Abs. 4 UStG auch dann Pflicht, wenn es mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Üblich ist der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Es einfach wegzulassen macht die Rechnung formal fehlerhaft und gefährdet den Vorsteuerabzug des Empfängers.
Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an ein Unternehmen in der EU müssen die USt-IdNr. beider Parteien auf der Rechnung stehen. Zusätzliche Pflichten regelt §14a UStG; die Rechnung ist spätestens bis zum 15. des Folgemonats auszustellen. Der Umsatz ist steuerfrei, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Beim Reverse Charge weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Pflicht-Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Die Steuerschuld geht damit auf den Empfänger über. Alle übrigen Pflichtangaben nach §14 UStG bleiben unverändert erforderlich.
Ja. Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung und braucht alle Pflichtangaben nach §14 UStG. In der späteren Schlussrechnung müssen die bereits erhaltenen Anzahlungen samt der darauf entfallenden Steuer offen abgezogen werden, damit derselbe Umsatz nicht doppelt besteuert wird.
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand vom 13. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen: