Was muss auf eine Rechnung? Pflichtangaben nach §14 UStG

Die neun Pflichtangaben nach §14 UStG

Diese Angaben stehen in §14 Abs. 4 UStG. Das Leistungsdatum wird am häufigsten vergessen — es ist auch dann Pflicht, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Eine fertige Struktur mit allen Feldern liefert die Rechnungsvorlage.

Wie die allgemeinen Pflichtangaben in konkrete Leistungen übersetzt werden, zeigen die Praxisleitfäden zur Handwerkerrechnung, zur Rechnung als Freiberufler und zur Heilpraktiker-Rechnung. Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttosumme lassen sich mit dem Mehrwertsteuer-Rechner gegenprüfen.

Pflichtangaben als Checkliste (Tabelle)

Fehlt in dieser Liste auch nur eine Zeile, ist die Rechnung formal unvollständig. Eine vorbefüllte Struktur mit allen Feldern findest du in der Rechnungsvorlage.

Die kniffligen Angaben im Detail

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss einmalig und lückenlos sein — jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden. „Fortlaufend" bedeutet nicht zwingend eine einzige durchgehende Zahlenreihe: Getrennte Nummernkreise sind erlaubt, etwa nach Jahr (2026-0001), Filiale oder Belegart, solange innerhalb jedes Kreises keine Nummer doppelt oder ohne System verschwindet. Wie du eine saubere Systematik aufsetzt, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben.

Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist der häufigste Fehler überhaupt. Es benennt den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und ist nach §14 Abs. 4 UStG auch dann Pflicht, wenn es dem Ausstellungsdatum entspricht. Üblich ist der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Fehlt die Angabe ganz, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet. Datum, Kalendermonat und Leistungszeitraum grenzt der Ratgeber zum Leistungsdatum auf der Rechnung anhand konkreter Fälle ab.

Steuernummer vs. USt-IdNr.

Auf der Rechnung genügt eine von beiden: die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Kleinunternehmer und Freiberufler ohne EU-Handel nutzen meist die Steuernummer. Sobald du grenzüberschreitend an Unternehmen in der EU lieferst, brauchst du die USt-IdNr. — §14a UStG verlangt sie dann für beide Parteien.

Kleinbetragsrechnung: was gilt bis 250 Euro?

Eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV braucht nur: Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz. Diese Erleichterung passt für Bar- und Ladenverkäufe, Quittungen und Kassenbelege.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, EU und Reverse Charge

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt der Steuerausweis komplett. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen regelt §14a UStG zusätzliche Pflichtangaben wie die USt-Identifikationsnummer.

Reverse Charge, EU-Lieferung und Gutschrift

Beim Reverse Charge weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Pflicht-Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" — die Steuerschuld geht auf den Empfänger über. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung an ein Unternehmen in der EU müssen die USt-IdNr. beider Parteien auf der Rechnung stehen; die Rechnung ist spätestens bis zum 15. des Folgemonats auszustellen (§14a UStG). Rechnet der Empfänger ab statt der Leistende, ist die Angabe „Gutschrift" verpflichtend.

Die Voraussetzungen, den Pflichttext und eine Musterrechnung behandelt die Vertiefung Rechnung nach §13b UStG. Diese allgemeine Seite bleibt beim Überblick über die Sonderfälle.

Anzahlungs- und Schlussrechnung

Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung stellst du vor der vollständigen Leistung, wenn du einen Teilbetrag im Voraus abrechnest. Sie trägt dieselben Pflichtangaben nach §14 UStG wie jede andere Rechnung. Ist die Leistung erbracht, folgt die Schlussrechnung über das Gesamtentgelt. Darin müssen die bereits erhaltenen Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer offen abgezogen werden — sonst würde derselbe Umsatz doppelt der Steuer unterworfen. Rechne also Gesamtbetrag minus bereits fakturierte Anzahlungen, damit am Ende nur der Restbetrag zur Zahlung offen bleibt.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Der wirtschaftliche Schaden trifft meist den Empfänger: Ohne vollständige Angaben kein Vorsteuerabzug. Du bist zur Berichtigung verpflichtet — in der Praxis per Storno und Neuausstellung mit Bezug zur Originalnummer. Wie das sauber abläuft, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben. Invoify prüft vor jedem Versand automatisch, ob alle §14-Angaben vorhanden sind, und blockiert unvollständige Rechnungen.

Häufige Fehler bei den Pflichtangaben

Häufige Fragen zu den Pflichtangaben