E-Rechnung-Pflicht: Wer muss ab 2025, 2027 und 2028?
Rechtsstand: 07/2026 · Aktualisiert am 13. Juli 2026 · Lesezeit 6 Min · Basis: §14 UStG, Wachstumschancengesetz, EN 16931
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Aussteller mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Bis Ende 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist, in der Papier- und PDF-Rechnungen erlaubt bleiben.
Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B seit 1. Januar 2025 — für jedes inländische Unternehmen.
Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.
E-Rechnung = strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) — ein PDF genügt nicht.
Ausgenommen: B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. Ein als PDF verschicktes Bild einer Rechnung zählt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
Rechtsgrundlage ist §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024. Zulässig sind in Deutschland zwei Formate: XRechnung (reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Der Unterschied zur klassischen Rechnung liegt in der Maschinenlesbarkeit: Der Empfänger kann die Daten ohne Abtippen in seine Buchhaltung übernehmen. Welche Angaben inhaltlich enthalten sein müssen, ändert sich dadurch nicht — es gelten weiter die Pflichtangaben nach §14 UStG.
Fristen: Was gilt ab 2025, 2027 und 2028?
Die Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für alle. Die Ausstellungspflicht ist nach Vorjahresumsatz gestaffelt: ab 2027 über 800.000 Euro, ab 2028 alle.
Ab wannWerWas gilt
01.01.2025alle Unternehmen (B2B)E-Rechnungen empfangen können (Pflicht)
bis 31.12.2026alle AusstellerÜbergang: Papier/PDF weiter erlaubt
01.01.2028alle Unternehmen (B2B)E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Ein EDI-Verfahren, das die Norm noch nicht vollständig erfüllt, darf laut BMF-FAQ zur E-Rechnung bis Ende 2027 weiterverwendet werden.
Wer ist betroffen — und wer nicht?
Betroffen sind alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Empfangspflicht: jedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer nach §19 UStG
Ausstellungspflicht ab 2027/2028: alle inländischen B2B-Aussteller (nach Umsatzstaffel)
Ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV)
Ausgenommen: bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG
Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen aber empfangen können
Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du zwar vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, musst aber seit 2025 eingehende E-Rechnungen annehmen können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür als technisches Minimum.
XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format?
XRechnung ist reines XML und für öffentliche Auftraggeber Pflicht. ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML und ist im B2B praktischer, weil Menschen es lesen können.
FormatAm besten für
XRechnungRechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (Leitweg-ID)
ZUGFeRD 2.xB2B-Rechnungen, bei denen Empfänger das PDF auch sehen wollen
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig. Für den Versand an Behörden ist zusätzlich eine Leitweg-ID nötig. Wer eine Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm nutzt, das beide Formate erzeugt, ist auf jeden Empfänger vorbereitet.
Was du jetzt konkret tun musst
Sorge zuerst für die Empfangsfähigkeit — das ist seit 2025 Pflicht. Für die Ausstellung ab 2027/2028 brauchst du eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und gegen EN 16931 validiert.
So bereitest du dich in drei Schritten vor:
1
Empfang sicherstellen
Ein festes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen einrichten und intern kommunizieren. Das erfüllt die Empfangspflicht seit 2025.
2
Ausgabeformat wählen
Ein Programm nutzen, das ZUGFeRD und XRechnung erzeugt und gegen EN 16931 prüft — so bist du auf 2027 und 2028 vorbereitet.
3
Archivierung klären
E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren. Die Frist klärst du mit deinem Steuerberater; das strukturierte XML muss unverändert erhalten bleiben.
Invoify erzeugt die E-Rechnung automatisch beim Versand, validiert sie gegen EN 16931 und lässt dich pro Beleg zwischen ZUGFeRD und XRechnung umschalten. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Ratgeber Rechnung schreiben.
Ausnahmen: Wer und was ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Nicht jeder Umsatz fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze — und Kleinunternehmer beim Ausstellen.
AusnahmeGilt für
B2C / PrivatkundenRechnungen an Endverbraucher sind komplett ausgenommen
Kleinbetragsrechnung ≤ 250 €Rechnungen bis 250 Euro brutto nach §33 UStDV
Fahrausweisegelten nach §34 UStDV als Rechnung und sind ausgenommen
Steuerfreie Umsätzebestimmte steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8–29 UStG
Kleinunternehmervon der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV) — Empfang bleibt Pflicht
Wichtig ist die Abgrenzung zwischen Ausstellen und Empfangen: Die genannten Ausnahmen betreffen nur die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen — unabhängig davon, ob du selbst je eine E-Rechnung ausstellen musst. Prüfe im Zweifel für jeden Beleg, ob eine der Ausnahmen greift, statt sie pauschal anzunehmen.
XRechnung oder ZUGFeRD? Der Vergleich
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig. XRechnung ist reines XML für den öffentlichen Sektor, ZUGFeRD verbindet ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML für den B2B-Alltag.
KriteriumXRechnungZUGFeRD 2.x
Aufbaureines XML, kein SichtbelegPDF/A-3 mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbarnur mit Viewerja, das PDF ist direkt sichtbar
Wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst, führt an XRechnung kein Weg vorbei — meist zusammen mit einer Leitweg-ID. Im normalen Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD angenehmer, weil dein Kunde das PDF wie gewohnt öffnen kann und die Buchhaltung trotzdem das strukturierte XML erhält. Ein gutes Tool erzeugt beide Formate aus derselben Rechnungsvorlage.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Teilweise: Empfangen musst du seit 2025, ausstellen nicht. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind über §34a UStDV von der Ausstellungspflicht befreit — die Empfangspflicht gilt trotzdem.
Für den Empfang reicht seit dem 1. Januar 2025 ein festes E-Mail-Postfach als technisches Minimum. Sobald ein Geschäftspartner dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, musst du sie annehmen und im Original aufbewahren können — auch als Kleinunternehmer.
Beim Ausstellen bleibst du frei: Du darfst weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Achte dabei nur darauf, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Alle Details dazu findest du im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.
In 4 Schritten auf die E-Rechnung vorbereiten
Sichere zuerst den Empfang, wähle dann dein Format, prüfe deine Stammdaten und nutze eine Software, die das strukturierte Format automatisch erzeugt und validiert.
1
E-Mail-Empfang sichern
Richte ein festes Postfach für eingehende Rechnungen ein und kommuniziere die Adresse an deine Geschäftspartner. Das erfüllt die Empfangspflicht seit 2025.
2
Format wählen
Entscheide dich für ZUGFeRD im B2B oder XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Beide erfüllen EN 16931 — im Zweifel deckst du mit beiden jeden Empfänger ab.
3
Stammdaten & Leitweg-ID prüfen
Hinterlege vollständige Kunden- und Firmendaten, damit das XML valide ist. Für Rechnungen an Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers.
4
Tool oder Software nutzen
Invoify erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung automatisch beim Versand und validiert jeden Beleg gegen EN 16931 — du musst nichts manuell aus dem XML zusammenbauen.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Beleg selbst findest du im Ratgeber Rechnung schreiben.
Häufige Fehler bei der E-Rechnung
Die teuersten Fehler passieren am Anfang: ein PDF für eine E-Rechnung halten, den Empfang nicht einrichten, das falsche Format an Behörden schicken oder die Leitweg-ID vergessen.
Ein PDF für eine echte E-Rechnung halten → Ein reines PDF erfüllt seit 2025 die Pflicht nicht. Es braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD).
Empfang nicht eingerichtet → Wer keine E-Rechnungen annehmen kann, gerät in Verzug und riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug. Ein E-Mail-Postfach genügt als Minimum.
Falsches Format an eine Behörde → Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung. Ein ZUGFeRD-PDF wird dort teils nicht akzeptiert.
Leitweg-ID vergessen → Ohne die Leitweg-ID des Empfängers lässt sich eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber nicht korrekt zustellen.
Auf die E-Rechnung vorbereitet — kostenlos
ZUGFeRD und XRechnung automatisch beim Versand, gegen EN 16931 validiert. Ohne Kreditkarte.
Empfangen: seit 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Ausstellen: ab 1. Januar 2027 für Aussteller mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Bis Ende 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist.
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung sind sie ausgenommen; sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Auf die Empfangsfähigkeit kommt es trotzdem an.
Nein. Ein einfaches PDF ist seit 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 — zulässig sind XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach genügt technisch als Minimum. Kannst du keine annehmen, gerätst du in Verzug und riskierst Probleme beim Vorsteuerabzug, weil eine korrekt gestellte E-Rechnung als zugestellt gilt.
Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Ausstellen brauchst du ein Programm, das ein strukturiertes Format nach EN 16931 erzeugt, denn das XML lässt sich kaum von Hand schreiben. Invoify erstellt ZUGFeRD und XRechnung automatisch beim Versand und validiert jeden Beleg gegen die Norm.
Die Leitweg-ID ist eine Adressierungsnummer, über die eine E-Rechnung dem richtigen öffentlichen Auftraggeber zugeordnet wird. Sie ist beim Versand an Behörden nötig und wird typischerweise mit dem XRechnung-Format kombiniert. Die konkrete ID teilt dir der jeweilige Auftraggeber mit.
Ja. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als gültige E-Rechnung. Der Unterschied ist praktischer Natur: XRechnung ist reines XML und im öffentlichen Sektor Pflicht, ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML und ist im B2B oft angenehmer.
E-Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und sind revisionssicher im Originalformat zu speichern — das strukturierte XML muss unverändert erhalten bleiben. Die genaue Aufbewahrungsfrist klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand vom 13. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen: