Was ist eine E-Rechnung?
Rechtsgrundlage ist §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024. Zulässig sind in Deutschland zwei Formate: XRechnung (reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Der Unterschied zur klassischen Rechnung liegt in der Maschinenlesbarkeit: Der Empfänger kann die Daten ohne Abtippen in seine Buchhaltung übernehmen. Welche Angaben inhaltlich enthalten sein müssen, ändert sich dadurch nicht — es gelten weiter die Pflichtangaben nach §14 UStG.
Fristen: Was gilt ab 2025, 2027 und 2028?
Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Ein EDI-Verfahren, das die Norm noch nicht vollständig erfüllt, darf laut BMF-FAQ zur E-Rechnung bis Ende 2027 weiterverwendet werden.
E-Rechnung 2027: die Entscheidungsmatrix zum 1. Januar
Die Umsatzgrenze allein beantwortet den Fall nicht. Zuerst wird geprüft, ob überhaupt ein inländischer B2B-Umsatz im Anwendungsbereich vorliegt. Danach folgen mögliche dauerhafte Ausnahmen, der Gesamtumsatz 2026 und schließlich die Anforderungen des Empfängers. Öffentliche Auftraggeber können beispielsweise unabhängig von der allgemeinen B2B-Übergangsfrist ein bestimmtes Format und einen vorgegebenen Übertragungsweg verlangen.
Praxisbeispiel: Ein regelbesteuerter Dienstleister erzielt 2026 einen Gesamtumsatz von 920.000 Euro und rechnet 2027 eine inländische B2B-Leistung ab. Liegt keine gesetzliche Ausnahme vor, muss der Prozess ab 1. Januar 2027 eine E-Rechnung erzeugen. Erzielt ein anderer Aussteller 2026 nur 420.000 Euro, kann er den allgemeinen Übergang grundsätzlich noch 2027 nutzen; freiwillig früher umzustellen ist möglich und reduziert den Zeitdruck vor 2028.
Wer ist betroffen — und wer nicht?
Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du zwar vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, musst aber seit 2025 eingehende E-Rechnungen annehmen können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür als technisches Minimum.
XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format?
XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile können die Anforderungen der EN 16931 erfüllen. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind laut BMF für diesen gesetzlichen Zweck ausgenommen. Bei Behörden wird die vom konkreten Auftraggeber verlangte Buyer Reference beziehungsweise Leitweg-ID und der vorgegebene Übertragungsweg benötigt; kein einzelnes Format deckt ohne Empfängerprüfung automatisch jeden Prozess ab.
Was du jetzt konkret tun musst
So bereitest du dich in drei Schritten vor:
Empfang sicherstellen
Ein festes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen einrichten und intern kommunizieren. Das erfüllt die Empfangspflicht seit 2025.
Ausgabeformat wählen
Ein Programm nutzen, das ZUGFeRD und XRechnung erzeugt und gegen EN 16931 prüft — so bist du auf 2027 und 2028 vorbereitet.
Archivierung klären
E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren. Die Frist klärst du mit deinem Steuerberater; das strukturierte XML muss unverändert erhalten bleiben.
Invoify erzeugt die E-Rechnung automatisch beim Versand, validiert sie gegen EN 16931 und lässt dich pro Beleg zwischen ZUGFeRD und XRechnung umschalten. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Ratgeber Rechnung schreiben.
Ausnahmen: Wer und was ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Wichtig ist die Abgrenzung zwischen Ausstellen und Empfangen: Die genannten Ausnahmen betreffen nur die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen — unabhängig davon, ob du selbst je eine E-Rechnung ausstellen musst. Prüfe im Zweifel für jeden Beleg, ob eine der Ausnahmen greift, statt sie pauschal anzunehmen.
XRechnung oder ZUGFeRD? Der Vergleich
Wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst, führt an XRechnung kein Weg vorbei — meist zusammen mit einer Leitweg-ID. Im normalen Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD angenehmer, weil dein Kunde das PDF wie gewohnt öffnen kann und die Buchhaltung trotzdem das strukturierte XML erhält. Ein gutes Tool erzeugt beide Formate aus derselben Rechnungsvorlage.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Für den Empfang reicht seit dem 1. Januar 2025 ein festes E-Mail-Postfach als technisches Minimum. Sobald ein Geschäftspartner dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, musst du sie annehmen und im Original aufbewahren können — auch als Kleinunternehmer.
Beim Ausstellen bleibst du frei: Du darfst weiter Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Achte dabei nur darauf, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Alle Details dazu findest du im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.
In 4 Schritten auf die E-Rechnung vorbereiten
E-Mail-Empfang sichern
Richte ein festes Postfach für eingehende Rechnungen ein und kommuniziere die Adresse an deine Geschäftspartner. Das erfüllt die Empfangspflicht seit 2025.
Format wählen
Empfänger, Profil, Version, Syntax und Kanal gemeinsam klären. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind mögliche Ausgaben; die konkrete Annahme wird mit dem Zielsystem getestet.
Stammdaten & Leitweg-ID prüfen
Hinterlege vollständige Kunden- und Firmendaten, damit das XML valide ist. Für Rechnungen an Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers.
Tool oder Software nutzen
Invoify kann aus freigegebenen Belegdaten ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und die unterstützte Ausgabe technisch validieren. Empfängeranforderung, Steuerfall und externer Zustellweg bleiben separat zu prüfen.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Beleg selbst findest du im Ratgeber Rechnung schreiben.
Häufige Fehler bei der E-Rechnung
Auf die E-Rechnung vorbereitet — kostenlos
ZUGFeRD und XRechnung automatisch beim Versand, gegen EN 16931 validiert. Ohne Kreditkarte.
Rechnung kostenlos schreibenHäufige Fragen zur E-Rechnung-Pflicht
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den am 7. August 2026 geprüften Rechtsstand wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen:
Fristen 2027 und 2028 zentral aktualisiert: aktualisierte Owner-Grenzen 2026
Der Pflicht-Owner ordnet betroffene Umsätze, Ausnahmen, Umsatzgrenze der Übergangsregel und Zeitachse ein. Diese Seite bleibt der kanonische Owner für die deutsche E-Rechnungspflicht und ihre Übergangsregeln. Sie fasst angrenzende Fragen nur so weit zusammen, wie es für die Auswahl nötig ist. Die eigentliche Anleitung, Berechnung oder Vorlage liegt jeweils auf der verlinkten Vertiefung.
Formatwahl, Erzeugen, Empfangen, Lesen, Validieren und Archivieren liegen auf technischen Child-Ownern. Die Grenze verhindert, dass ähnliche Begriffe zu austauschbaren Seiten werden. Ändern sich im Jahr 2027 einzelne Fristen, Beträge oder Produktdetails, wird der bestehende Owner mit Prüfdatum aktualisiert; es entsteht keine nahezu identische Jahreskopie.
Entscheidungs- und Freigabeablauf
- Ausgangsfall bestimmenDokumentiere zuerst den konkreten Vorgang, bevor der Überblick „die deutsche E-Rechnungspflicht und ihre Übergangsregeln“ auf einen Detailfall angewendet wird.
- Owner auswählenNutze die Entscheidungsmatrix und wechsle für Spezialfragen auf den verlinkten Detail-Owner.
- Daten und Nachweis prüfenHalte Eingaben, Quelle, Ergebnis und verantwortliche Freigabe gemeinsam fest.
- Ergebnis kontrollierenPrüfe vor Abschluss, ob Überblick, Detailentscheidung und Produktprozess dieselbe Aussage transportieren.
Für die Umsetzung werden Ausgangsdaten, gewählter Owner, fachliche Entscheidung und Nachweis am Vorgang zusammengehalten. Ein Link ist dabei nicht nur Navigation: Er markiert, welche Seite die Detailantwort verantwortet. Wer später aktualisiert, erkennt dadurch, ob eine Änderung in diesem Überblick oder im spezialisierten Child vorgenommen werden muss.
Bei Ausnahmen wird kein plausibel klingender Standard eingesetzt. Stattdessen erhält der offene Punkt eine verantwortliche Person, eine konkrete Rückfrage und einen nächsten Prüftermin. Wiederkehrende Standardfälle dürfen erst automatisiert werden, nachdem Eingaben und Ergebnis anhand eines realen Beispiels kontrolliert wurden.
| Detail-Owner | Wann dorthin wechseln |
|---|---|
| E-Rechnung für Kleinunternehmer | § 19 und Übergänge zusammenführen |
| E-Rechnungsformate | konkrete Standards und Container auswählen |
| E-Rechnung empfangen | Eingangskanal und Prüfprozess einrichten |
E-Rechnungsformate und technische Prozesse
Die folgenden Vertiefungen besitzen jeweils einen klar abgegrenzten Suchintent. Dieser Hub erklärt die Auswahl und verweist für Berechnung, Vorlage oder Spezialablauf auf den zuständigen Owner. Dadurch bleiben Antworten aktualisierbar, ohne denselben Inhalt auf mehreren URLs zu wiederholen.
| Vertiefung | Eigener Fokus |
|---|---|
| XRechnung erstellen: vom Rechnungsinhalt zur validierten XML-Datei | Der vollständige Arbeitsablauf für eine XRechnung – mit Feldlandkarte, XML-Ausschnitt, Validierung und ehrlichen Produktgrenzen. |
| ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Profil wählen, XML einbetten und Ergebnis validieren | So entsteht aus Rechnungsdaten eine hybride ZUGFeRD-Rechnung, bei der sichtbares PDF und eingebettete XML denselben Inhalt tragen. |
| PDF in E-Rechnung umwandeln: Daten rekonstruieren, validieren und Risiken vermeiden | Eine PDF wird nicht durch Dateikonvertierung zur E-Rechnung. So werden strukturierte Daten kontrolliert rekonstruiert und validiert. |
| E-Rechnung validieren: technische, semantische und fachliche Fehler finden | Warum „XML gültig“ nicht automatisch „Rechnung richtig“ bedeutet und welche Prüfstufen vor Versand und Verarbeitung nötig sind. |
| E-Rechnung empfangen: Eingangskanäle absichern und jede Datei kontrolliert verarbeiten | So wird aus einem technischen Dateieingang ein sicherer, nachvollziehbarer E-Rechnungsprozess mit klaren Verantwortlichkeiten. |
| E-Rechnung lesen: XML sicher visualisieren und Rechnungsfelder richtig verstehen | So wird eine strukturierte E-Rechnung lesbar, ohne das Original zu verändern oder Darstellung mit Validierung zu verwechseln. |
| E-Rechnung archivieren: strukturierten Teil, Lesbarkeit und Nachweise erhalten | So bleiben E-Rechnungen über die Aufbewahrungszeit maschinenlesbar, auffindbar und mit ihrem Prüf- und Freigabeweg verbunden. |
| E-Rechnung versenden: richtigen Kanal wählen und Zustellung nachweisen | Der sichere Versandprozess für XRechnung und ZUGFeRD – vom Empfängerprofil bis zu Annahme, Fehlerbehandlung und Nachweis. |
| E-Rechnungsformate verstehen und das passende Format auswählen | Wie Standard, Syntax, Profil, Container und Transport zusammenspielen – und warum PDF allein kein strukturiertes E-Rechnungsformat ist. |
| EN 16931 erklärt: das semantische Datenmodell hinter europäischen E-Rechnungen | Die Feldlandkarte für EN 16931 und der Unterschied zwischen semantischem Standard, XML-Syntax und nationalem Profil. |
| E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfang, Ausstellung und Steuerhinweis richtig trennen | Kleinunternehmerregelung und E-Rechnungspflicht sind zwei verschiedene Fragen. So werden sie im Belegprozess sauber verbunden. |
| E-Rechnung für Vereine: unternehmerische Bereiche, Empfang und Ausstellung einordnen | Warum die Rechtsform Verein keine pauschale Antwort liefert und wie jeder Umsatz dem richtigen Tätigkeitsbereich zugeordnet wird. |
Produktgrenze und Review
Invoify kann ZUGFeRD und XRechnung aus freigegebenen Rechnungsdaten erzeugen und technisch validieren. Die Pflichtprüfung des konkreten Umsatzes bleibt eine fachliche Entscheidung.
Produktclaims wurden am 31. Juli 2026 gegen die aktuelle Invoify-Funktionsdokumentation geprüft. Fachliche Rechts-, Steuer- oder Bewertungsentscheidungen bleiben bei den verantwortlichen Personen beziehungsweise ihrer Beratung. Nächster turnusmäßiger Review: Januar 2027; frühere Prüfung bei Gesetzes-, Standard- oder Produktänderung.