Was muss auf einer Rechnung stehen?
Die Pflichtangaben sind gesetzlich festgelegt und gelten für jede Rechnung über 250 Euro brutto. Diese neun Punkte müssen enthalten sein:
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach §33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt inklusive Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind dann nicht zwingend.
Aufbau einer Rechnung: die Vorlage nach DIN 5008
Von oben nach unten gehört in eine professionelle Rechnungsvorlage:
Invoify rendert jede Rechnung automatisch in diesem DIN-5008-Layout — identisch auf dem Bildschirm, in der Vorschau und im PDF. Über die Layout-Einstellungen wählst du unter zehn Design-Stilen, passt Akzentfarbe, Schrift und Logogröße an und siehst das Ergebnis sofort in der Live-Vorschau. Eine separate Word- oder Excel-Vorlage brauchst du nicht.
Rechnung schreiben in 6 Schritten mit Invoify
Empfänger wählen
Kunde aus der Kontaktverwaltung wählen oder neu erfassen. Invoify erkennt: Organisation = B2B (netto), Person = B2C (brutto, PAngV-konform). Die Leitweg-ID für Behörden wird direkt übernommen.
Rechnungsdaten festlegen
Rechnungsdatum, Leistungsdatum (§14-Pflicht), Zahlungsziel und Zahlungsart eintragen. Zahlungskonditionen mit Skonto per Klick als Vorlage — der Betreff wird automatisch als „Rechnung Nr. …" gesetzt.
Umsatzsteuer wählen
Invoify führt durch elf Steuerfälle: Regelbesteuerung, §19 Kleinunternehmer (0 %), Reverse Charge (Inland/EU), innergem. Lieferung, Ausfuhr, OSS u. a. — jeder Fall setzt den korrekten Pflichthinweis.
Positionen hinzufügen
Positionen aus dem Produktkatalog (Shopify/WooCommerce), aus gespeicherten Leistungen oder frei — mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz je Zeile und Rabatt. Gesamtrabatt und Versandposition mit einem Klick. Den Bestellimport erklärt der Ratgeber Shopify-Rechnung erstellen.
Prüfen
Die Live-Vorschau zeigt das fertige Dokument im DIN-5008-Layout. Die §14-Vollständigkeitsprüfung nennt vor dem Versand jede fehlende Pflichtangabe konkret beim Namen.
Versenden
Per E-Mail versenden. Erst jetzt vergibt Invoify die lückenlose Rechnungsnummer, setzt Rechnungs- und Fälligkeitsdatum auf den Versandtag, friert das PDF unveränderbar ein und hängt die E-Rechnung (ZUGFeRD) an.
Zahlungsziel, Fälligkeit und Skonto
Das Zahlungsziel legt fest, bis wann der Kunde zahlen muss. Fehlt eine Angabe, tritt die Fälligkeit nach §271 BGB sofort ein. Ein Skonto mindert den Rechnungsbetrag erst bei tatsächlicher Zahlung innerhalb der Skontofrist — auf der Rechnung steht deshalb nur der Hinweis, nicht der reduzierte Betrag. Die Umsatzsteuer wird nach §17 UStG erst mit der Skonto-Zahlung korrigiert.
Bei Verzug können unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen Verzugszinsen und im B2B-Bereich eine Pauschale nach § 288 BGB in Betracht kommen. Invoify unterstützt Zahlungskonditionen und gestufte Mahnungen. Ob Verzug, Zinssatz, Pauschale und Empfängerstatus im konkreten Fall passen, muss vor dem Versand geprüft werden.
Vom Angebot zur Rechnung — ohne doppelte Tipparbeit
Der typische Ablauf im Handel und Handwerk ist eine Belegkette: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Invoify bildet jeden Schritt ab und überträgt bei der Umwandlung automatisch Empfänger, Positionen, Preise und den korrekten Umsatzsteuerfall — auch der Versand wird als eigene Position mitgenommen. Der Kunde kann ein Angebot sogar über einen öffentlichen Link direkt im Browser online annehmen; der Status springt dann automatisch um.
Jeder Folgebeleg ist über „Verknüpfte Belege" mit seiner Quelle verbunden. So bleibt die gesamte Kette vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung lückenlos dokumentiert — ein Vorteil bei Rückfragen und in der Betriebsprüfung.
E-Rechnung: Pflicht ab 2025, 2027 und 2028
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zulässig: XRechnung (reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für B2B praktisch). Ein klassisches PDF ohne strukturierte Daten gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
Invoify erzeugt die E-Rechnung automatisch beim Versand und validiert sie gegen EN 16931, bevor sie freigegeben wird. Du kannst pro Rechnung zwischen ZUGFeRD und XRechnung umschalten. Damit bist du auf alle drei Stichtage vorbereitet, ohne dein Vorgehen zu ändern.
Rechnung als Kleinunternehmer schreiben (ohne Umsatzsteuer)
Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt (Stand der Reform 2025). Deine Rechnung enthält dann alle §14-Pflichtangaben außer Steuersatz und Steuerbetrag, dafür einen Satz wie: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
In Invoify aktivierst du den Kleinunternehmer-Schalter einmal in den Firmeneinstellungen. Danach starten neue Rechnungen mit 0 % Umsatzsteuer und dem hinterlegten Hinweis. Das reduziert das Risiko eines versehentlichen Steuerausweises nach § 14c UStG; die Anwendbarkeit von § 19 UStG muss weiterhin zum Betrieb und Umsatz passen.
Rechnung ohne Gewerbe schreiben
Freiberufler (etwa Designer, Entwickler, Berater oder Journalisten) brauchen kein Gewerbe, handeln aber unternehmerisch und benötigen die zutreffenden steuerlichen Angaben. Privatpersonen können einen echten gelegentlichen Verkauf schriftlich festhalten, dürfen dabei jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG gilt nur für Unternehmer. Einzelheiten und ein Muster erklärt Rechnung schreiben als Privatperson.
Rechnung korrigieren und stornieren
Ist eine Rechnung raus, braucht es einen nachvollziehbaren Korrekturweg. Zwei Wege gibt es:
In Invoify erzeugst du beides aus der versendeten Rechnung heraus — mit eigenem Nummernkreis und automatischer Verknüpfung. Eine festgeschriebene Rechnung bleibt dabei unverändert, die Korrektur ist ein neuer, eigener Beleg. Auch die E-Rechnung wird für die Gutschrift korrekt als Korrekturbeleg (TypeCode 381) erzeugt.
Die 5 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben
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Rechnung kostenlos schreibenHäufige Fragen zum Rechnung schreiben
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand vom 12. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen:
Welche Rechnungsart passt?: aktualisierte Owner-Grenzen 2026
Der Generator-Owner bleibt beim Do-Intent „Rechnung schreiben“ und führt durch Empfänger, Positionen, Steuer, Pflichtfelder, Freigabe und Ausgabe. Diese Seite bleibt der kanonische Owner für die allgemeine Erstellung einer Rechnung. Sie fasst angrenzende Fragen nur so weit zusammen, wie es für die Auswahl nötig ist. Die eigentliche Anleitung, Berechnung oder Vorlage liegt jeweils auf der verlinkten Vertiefung.
Spezielle Rechnungsarten werden in einer Entscheidungsmatrix ausgewählt und anschließend auf ihrem eigenen Owner umgesetzt. Die Grenze verhindert, dass ähnliche Begriffe zu austauschbaren Seiten werden. Ändern sich im Jahr 2027 einzelne Fristen, Beträge oder Produktdetails, wird der bestehende Owner mit Prüfdatum aktualisiert; es entsteht keine nahezu identische Jahreskopie.
Entscheidungs- und Freigabeablauf
- Ausgangsfall bestimmenDokumentiere zuerst den konkreten Vorgang, bevor der Überblick „die allgemeine Erstellung einer Rechnung“ auf einen Detailfall angewendet wird.
- Owner auswählenNutze die Entscheidungsmatrix und wechsle für Spezialfragen auf den verlinkten Detail-Owner.
- Daten und Nachweis prüfenHalte Eingaben, Quelle, Ergebnis und verantwortliche Freigabe gemeinsam fest.
- Ergebnis kontrollierenPrüfe vor Abschluss, ob Überblick, Detailentscheidung und Produktprozess dieselbe Aussage transportieren.
Für die Umsetzung werden Ausgangsdaten, gewählter Owner, fachliche Entscheidung und Nachweis am Vorgang zusammengehalten. Ein Link ist dabei nicht nur Navigation: Er markiert, welche Seite die Detailantwort verantwortet. Wer später aktualisiert, erkennt dadurch, ob eine Änderung in diesem Überblick oder im spezialisierten Child vorgenommen werden muss.
Bei Ausnahmen wird kein plausibel klingender Standard eingesetzt. Stattdessen erhält der offene Punkt eine verantwortliche Person, eine konkrete Rückfrage und einen nächsten Prüftermin. Wiederkehrende Standardfälle dürfen erst automatisiert werden, nachdem Eingaben und Ergebnis anhand eines realen Beispiels kontrolliert wurden.
| Detail-Owner | Wann dorthin wechseln |
|---|---|
| Fakturierung | den gesamten Prozess vom abrechenbaren Vorgang bis zu Versand und Forderungsübergabe organisieren |
| Schlussrechnung | Abschläge oder Anzahlungen in der Endabrechnung anrechnen |
| Dauerrechnung | gleichbleibende wiederkehrende Leistung |
| Sammelrechnung | mehrere Lieferungen oder Leistungen gemeinsam abrechnen |
Rechnungsarten und internationale Abrechnung
Die folgenden Vertiefungen besitzen jeweils einen klar abgegrenzten Suchintent. Dieser Hub erklärt die Auswahl und verweist für Berechnung, Vorlage oder Spezialablauf auf den zuständigen Owner. Dadurch bleiben Antworten aktualisierbar, ohne denselben Inhalt auf mehreren URLs zu wiederholen.
| Vertiefung | Eigener Fokus |
|---|---|
| Schlussrechnung erstellen: Abschläge, Umsatzsteuer und Restbetrag richtig abrechnen | So führt eine Schlussrechnung Gesamtleistung, geleistete Abschläge und den verbleibenden Zahlbetrag nachvollziehbar zusammen. |
| Dauerrechnung erstellen: gleichbleibende Leistungen ohne monatliche Rechnung abrechnen | Wann ein Vertrag oder Rechnungsdokument als Dauerrechnung funktioniert und wann einzelne wiederkehrende Rechnungen besser passen. |
| Sammelrechnung erstellen: mehrere Lieferungen und Leistungen nachvollziehbar bündeln | Wie mehrere Einzelvorgänge in einer Rechnung gebündelt werden, ohne Leistungsdaten, Steuersätze oder Zahlungsstatus zu vermischen. |
| Eingangsrechnung prüfen: vom Rechnungseingang bis zur geordneten Ablage | Ein kontrollierter Ablauf für Lieferantenrechnungen – ohne Buchungs- oder Vorsteuerentscheidung durch die Rechnungssoftware vorzutäuschen. |
| Ausgangsrechnung: vom freigegebenen Auftrag bis zum Zahlungseingang | Der vollständige Lebenszyklus einer Kundenrechnung – klar getrennt von der allgemeinen Schreibanleitung und der Eingangsrechnung. |
| Honorarrechnung erstellen: Leistungen, Honorar und Umsatzsteuer richtig darstellen | So rechnen Freiberufler und andere selbstständige Dienstleister ein vereinbartes Honorar nachvollziehbar ab. |
| Handelsrechnung erstellen: Warenexport, Zollwert und Pflichtfelder nachvollziehbar dokumentieren | Welche Angaben Zoll, Transportdienstleister und Empfänger bei einer entgeltlichen Warenausfuhr benötigen. |
| Rechnung per E-Mail senden: Dateiformat, Begleittext und Zustellstatus richtig organisieren | So wird eine freigegebene Rechnung an die richtige Adresse gesendet und der tatsächliche Versand nachvollziehbar dokumentiert. |
| Zahlungsbestätigung erstellen: Zahlungseingang klar und prüfbar bestätigen | Ein kopierbares Muster und ein kontrollierter Ablauf, wenn Kunden einen bestätigten Zahlungseingang benötigen. |
| Rechnung ins EU-Ausland: Umsatzsteuer, USt-IdNr. und Pflichtangaben richtig entscheiden | So entscheiden deutsche Unternehmen vor der Rechnung ins EU-Ausland systematisch über Umsatzsteuer, Nachweise und Zusatzangaben. |
| Rechnung in die Schweiz: Umsatzsteuer, Einfuhrsteuer und Zoll richtig vorbereiten | Der Praxisleitfaden für deutsche Unternehmen, die Waren oder Leistungen an Geschäftskunden und Privatkunden in der Schweiz abrechnen. |
| Rechnung ins Drittland: Umsatzsteuer, Leistungsort und Exportnachweise richtig prüfen | So prüfen deutsche Unternehmen Rechnungen an Kunden außerhalb der EU – von Leistungsort und Ausfuhr bis Zoll, Währung und lokalen Steuerpflichten. |
Produktgrenze und Review
Invoify unterstützt den allgemeinen Rechnungsworkflow und wiederkehrende Rechnungen. Spezialisierte Sammel-, Abschlags-, Anzahlungs- und Schlussrechnungslogik wird nur dort behauptet, wo sie tatsächlich vorhanden ist.
Produktclaims wurden am 31. Juli 2026 gegen die aktuelle Invoify-Funktionsdokumentation geprüft. Fachliche Rechts-, Steuer- oder Bewertungsentscheidungen bleiben bei den verantwortlichen Personen beziehungsweise ihrer Beratung. Nächster turnusmäßiger Review: Januar 2027; frühere Prüfung bei Gesetzes-, Standard- oder Produktänderung.