Aktualisiert am 12. Juli 2026 · Lesezeit 6 Min · Fachlich orientiert an §14 UStG und EN 16931
Eine Rechnung schreiben heißt: neun Pflichtangaben nach §14 UStG korrekt aufführen — Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuerbetrag. Mit Invoify erstellst du eine solche Rechnung in sechs Schritten und unter drei Minuten — inklusive E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) und lückenloser Nummernvergabe.
Eine Rechnung braucht nach §14 UStG neun Pflichtangaben. Fehlt eine davon, darf der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen — und deine Rechnung ist formal fehlerhaft.
Die Pflichtangaben sind gesetzlich festgelegt und gelten für jede Rechnung über 250 Euro brutto. Diese neun Punkte müssen enthalten sein:
Name & Anschrift des leistenden Unternehmers
Name & Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge & Art der Lieferung / Leistung
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung (Leistungsdatum)
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto)
Anzuwendender Steuersatz & Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach §33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt inklusive Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind dann nicht zwingend.
Aufbau einer Rechnung: die Vorlage nach DIN 5008
Eine Rechnung ist in vier Bereiche gegliedert: Briefkopf mit Absender, Anschriftfeld des Empfängers, Rechnungskopf mit Nummer und Datum sowie die Positionstabelle mit Summenblock. Die Norm DIN 5008 legt Ränder und Anordnung fest, damit die Rechnung in den Fensterumschlag passt.
Von oben nach unten gehört in eine professionelle Rechnungsvorlage:
Invoify rendert jede Rechnung automatisch in diesem DIN-5008-Layout — identisch auf dem Bildschirm, in der Vorschau und im PDF. Über die Layout-Einstellungen wählst du unter zehn Design-Stilen, passt Akzentfarbe, Schrift und Logogröße an und siehst das Ergebnis sofort in der Live-Vorschau. Eine separate Word- oder Excel-Vorlage brauchst du nicht.
Rechnung schreiben in 6 Schritten mit Invoify
Mit Invoify schreibst du eine rechtssichere Rechnung in sechs Schritten. Eine automatische §14-Prüfung blockiert den Versand, solange eine Pflichtangabe fehlt — so entsteht kein formaler Fehler.
1
Empfänger wählen
Kunde aus der Kontaktverwaltung wählen oder neu erfassen. Invoify erkennt: Organisation = B2B (netto), Person = B2C (brutto, PAngV-konform). Die Leitweg-ID für Behörden wird direkt übernommen.
2
Rechnungsdaten festlegen
Rechnungsdatum, Leistungsdatum (§14-Pflicht), Zahlungsziel und Zahlungsart eintragen. Zahlungskonditionen mit Skonto per Klick als Vorlage — der Betreff wird automatisch als „Rechnung Nr. …" gesetzt.
3
Umsatzsteuer wählen
Invoify führt durch elf Steuerfälle: Regelbesteuerung, §19 Kleinunternehmer (0 %), Reverse Charge (Inland/EU), innergem. Lieferung, Ausfuhr, OSS u. a. — jeder Fall setzt den korrekten Pflichthinweis.
4
Positionen hinzufügen
Positionen aus dem Produktkatalog (Shopify/WooCommerce), aus gespeicherten Leistungen oder frei — mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz je Zeile und Rabatt. Gesamtrabatt und Versandposition mit einem Klick.
5
Prüfen
Die Live-Vorschau zeigt das fertige Dokument im DIN-5008-Layout. Die §14-Vollständigkeitsprüfung nennt vor dem Versand jede fehlende Pflichtangabe konkret beim Namen.
6
Versenden
Per E-Mail versenden. Erst jetzt vergibt Invoify die lückenlose Rechnungsnummer, setzt Rechnungs- und Fälligkeitsdatum auf den Versandtag, friert das PDF unveränderbar ein und hängt die E-Rechnung (ZUGFeRD) an.
Zahlungsziel, Fälligkeit und Skonto
Ohne vereinbartes Zahlungsziel ist eine Rechnung sofort fällig. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Ein Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung — etwa „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen".
Das Zahlungsziel legt fest, bis wann der Kunde zahlen muss. Fehlt eine Angabe, tritt die Fälligkeit nach §271 BGB sofort ein. Ein Skonto mindert den Rechnungsbetrag erst bei tatsächlicher Zahlung innerhalb der Skontofrist — auf der Rechnung steht deshalb nur der Hinweis, nicht der reduzierte Betrag. Die Umsatzsteuer wird nach §17 UStG erst mit der Skonto-Zahlung korrigiert.
Kommt ein Kunde in Verzug, darfst du nach §288 BGB Verzugszinsen verlangen (Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte im B2B, plus 5 im B2C) und im Geschäftsverkehr eine Mahnpauschale von 40 Euro ansetzen. In Invoify hinterlegst du Zahlungskonditionen als Vorlage, wählst sie mit einem Klick, und das automatische Mahnwesen eskaliert überfällige Rechnungen rechtssicher — gestaffelt von der kostenlosen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung.
Vom Angebot zur Rechnung — ohne doppelte Tipparbeit
Aus einem angenommenen Angebot wird mit einem Klick eine Rechnung. Positionen, Preise und der Steuerfall werden verlustfrei übernommen, die Belege bleiben als Kette nachvollziehbar verknüpft.
Der typische Ablauf im Handel und Handwerk ist eine Belegkette: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Invoify bildet jeden Schritt ab und überträgt bei der Umwandlung automatisch Empfänger, Positionen, Preise und den korrekten Umsatzsteuerfall — auch der Versand wird als eigene Position mitgenommen. Der Kunde kann ein Angebot sogar über einen öffentlichen Link direkt im Browser online annehmen; der Status springt dann automatisch um.
Jeder Folgebeleg ist über „Verknüpfte Belege" mit seiner Quelle verbunden. So bleibt die gesamte Kette vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung lückenlos dokumentiert — ein Vorteil bei Rückfragen und in der Betriebsprüfung.
E-Rechnung: Pflicht ab 2025, 2027 und 2028
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für Umsätze über 800.000 Euro, ab 2028 für alle.
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zulässig: XRechnung (reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für B2B praktisch). Ein klassisches PDF ohne strukturierte Daten gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
Ab wannWerWas gilt
01.01.2025alle Unternehmen (B2B)E-Rechnungen empfangen können (Pflicht)
01.01.2028alle Unternehmen (B2B)E-Rechnungen ausstellen (Pflicht)
Invoify erzeugt die E-Rechnung automatisch beim Versand und validiert sie gegen EN 16931, bevor sie freigegeben wird. Du kannst pro Rechnung zwischen ZUGFeRD und XRechnung umschalten. Damit bist du auf alle drei Stichtage vorbereitet, ohne dein Vorgehen zu ändern.
Rechnung als Kleinunternehmer schreiben (ohne Umsatzsteuer)
Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört stattdessen ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung — sonst schuldest du die ausgewiesene Steuer trotzdem.
Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt (Stand der Reform 2025). Deine Rechnung enthält dann alle §14-Pflichtangaben außer Steuersatz und Steuerbetrag, dafür einen Satz wie: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
In Invoify aktivierst du den Kleinunternehmer-Schalter einmal in den Firmeneinstellungen. Danach starten alle neuen Rechnungen automatisch mit 0 % Umsatzsteuer und dem korrekten Pflichthinweis — ein versehentlicher Steuerausweis (der dich sonst nach §14c UStG die Steuer kosten würde) ist ausgeschlossen.
Rechnung ohne Gewerbe schreiben
Auch ohne Gewerbe darfst du Rechnungen schreiben. Freiberufler und Privatpersonen unterliegen denselben §14-Pflichtangaben; ein Gewerbeschein ist dafür nicht nötig.
Freiberufler (etwa Designer, Entwickler, Berater, Journalisten) brauchen kein Gewerbe, wohl aber eine Steuernummer vom Finanzamt, die auf jede Rechnung gehört. Privatpersonen dürfen gelegentlich verkaufen und dafür eine Quittung mit den Grunddaten ausstellen; bei regelmäßiger Gewinnabsicht wird daraus jedoch eine steuerpflichtige — und meist gewerbliche — Tätigkeit. Die Kleinunternehmerregelung (§19) lässt sich in beiden Fällen nutzen.
Rechnung korrigieren und stornieren
Eine bereits versendete Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben. Du korrigierst sie mit einer Stornorechnung oder einer Gutschrift — beide verweisen auf die ursprüngliche Rechnung.
Ist eine Rechnung raus, braucht es einen nachvollziehbaren Korrekturweg. Zwei Wege gibt es:
Stornorechnung — hebt die Originalrechnung vollständig auf (negativer Betrag, mit Bezug zur Ursprungsnummer). Das Original erhält den Status „storniert".
Gutschrift / Korrekturrechnung — für Teilkorrekturen (zu viel berechnet, Rabatt vergessen). Sie mindert den Betrag gezielt und bleibt editierbar.
In Invoify erzeugst du beides aus der versendeten Rechnung heraus — mit eigenem Nummernkreis und automatischer Verknüpfung. Eine festgeschriebene Rechnung bleibt dabei unverändert, die Korrektur ist ein neuer, eigener Beleg. Auch die E-Rechnung wird für die Gutschrift korrekt als Korrekturbeleg (TypeCode 381) erzeugt.
Die 5 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben
Die teuersten Fehler sind fehlende Pflichtangaben, doppelte Rechnungsnummern, falscher Steuerausweis, ein vergessenes Leistungsdatum und ein PDF statt einer echten E-Rechnung.
Fehlende Pflichtangabe → Empfänger verliert den Vorsteuerabzug. Invoify blockt den Versand automatisch.
Lücken oder Dubletten bei der Rechnungsnummer → Erklärungsbedarf bei einer Prüfung. Invoify vergibt pro Mandant fortlaufend und lückenlos.
Umsatzsteuer trotz §19 ausgewiesen → du schuldest die Steuer nach §14c. Der Kleinunternehmer-Schalter verhindert das.
Leistungsdatum vergessen → Pflicht nach §14 Abs. 4. Invoify macht es zum Pflichtfeld.
PDF statt E-Rechnung → ab den Stichtagen unzulässig im B2B. Invoify erzeugt automatisch ZUGFeRD/XRechnung.
Schreib deine erste Rechnung — kostenlos
Rechtssicher nach §14 UStG, mit E-Rechnung und lückenloser Nummernvergabe. Ohne Kreditkarte.
Nach §14 UStG neun Pflichtangaben: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung) genügen weniger Angaben.
Ja. Nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." In Invoify aktivierst du das mit einem Schalter — neue Rechnungen erzwingen dann 0 % samt Pflichthinweis.
Ja. Freiberufler und Privatpersonen dürfen Rechnungen schreiben. Es gelten dieselben §14-Pflichtangaben; Freiberufler brauchen statt eines Gewerbes eine Steuernummer vom Finanzamt.
Seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen wird Pflicht ab 1. Januar 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und ab 1. Januar 2028 für alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD).
Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und sind revisionssicher zu archivieren. Die genaue Frist prüfst du am besten mit deinem Steuerberater, da sie zuletzt gesetzlich angepasst wurde. Invoify friert jede versendete Rechnung als unveränderbares PDF ein und bietet einen vollständigen Datenexport.
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein (§14 UStG); Lücken erzeugen bei einer Prüfung Erklärungsbedarf. Invoify vergibt die Nummer erst beim Versand, pro Mandant fortlaufend — gelöschte Entwürfe erzeugen deshalb keine Lücken.
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, zum Beispiel „2 % Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen". Auf der Rechnung steht nur dieser Hinweis, nicht der reduzierte Betrag — die Umsatzsteuer wird nach §17 UStG erst mit der tatsächlichen Skonto-Zahlung korrigiert. Invoify hinterlegt Skonto als Zahlungskondition und weist es korrekt aus.
Eine versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern per Stornorechnung (Vollstorno) oder Gutschrift (Teilkorrektur) berichtigt — beide mit Bezug zur Originalnummer. Invoify erzeugt den passenden Korrekturbeleg mit eigenem Nummernkreis und verknüpft ihn automatisch.
Fachlicher Stand & Quellen. Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand vom 12. Juli 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Maßgeblich sind die Primärquellen: