Pflichtangaben einer Kfz-Werkstatt-Rechnung
- Name und Anschrift von Werkstatt und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach den allgemeinen Vorgaben
- Ausstellungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Datum oder Zeitraum der Reparatur beziehungsweise Leistung
- Art und Umfang der ausgeführten Arbeiten
- Ersatzteile, Betriebsstoffe und weitere Leistungen mit Mengen und Preisen
- Nettoentgelt, Nachlässe, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag
Die gesetzliche Grundlage für allgemeine Rechnungsangaben ist §14 UStG. Eine kompakte Gesamtübersicht bietet außerdem Was muss auf eine Rechnung?.
Welche Fahrzeugdaten sind auf der Rechnung sinnvoll?
Fahrzeugdaten sind nicht pauschal Teil der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Sie erleichtern aber die eindeutige Zuordnung und sind bei späteren Rückfragen, Garantie- oder Versicherungsfällen praktisch. Dabei sollten nur Daten aufgenommen werden, die für den Vorgang benötigt werden.
| Angabe | Nutzen |
|---|---|
| Amtliches Kennzeichen | Schnelle Zuordnung beim Kunden und in der Werkstatt |
| Fahrzeug-Identifikationsnummer (FIN/VIN) | Eindeutige Identifikation unabhängig vom Kennzeichen |
| Hersteller, Modell und Typ | Verständliche Beschreibung des bearbeiteten Fahrzeugs |
| Kilometerstand | Dokumentation des Zustands zum Werkstattzeitpunkt |
| Auftrags- oder Werkstattnummer | Verbindung von Auftrag, Arbeitsnachweis und Rechnung |
| Annahme- und Fertigstellungsdatum | Nachvollziehbarer Leistungszeitraum |
Arbeitslohn, Ersatzteile und Betriebsstoffe trennen
Arbeitsleistung
Arbeitspositionen sollten Tätigkeit, Menge und Berechnungsbasis erkennen lassen, beispielsweise Arbeitsstunden, Arbeitswerte oder ein vereinbarter Festpreis. Eine Position wie „Reparatur pauschal“ ist bei komplexeren Aufträgen oft zu ungenau.
Ersatzteile und Material
Ersatzteile werden mit einer verständlichen Bezeichnung, Stückzahl und Einzelpreis aufgeführt. Teilenummern können die Zuordnung verbessern, sollten aber eine lesbare Bezeichnung nicht vollständig ersetzen. Betriebsstoffe, Kleinmaterial oder Entsorgungskosten müssen der Vereinbarung entsprechen und dürfen nicht überraschend auftauchen.
Rabatte
Teile-, Kunden- oder Gesamtrabatte sollten klar erkennbar sein. Entscheidend ist, dass die Bemessungsgrundlage nach dem Rabatt und die daraus berechnete Umsatzsteuer rechnerisch stimmen.
Beispiel für eine Kfz-Werkstatt-Rechnung
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Fehlersuche und Diagnose | 0,75 Std. | 110,00 € | 82,50 € |
| Bremsscheiben und Bremsbeläge vorne erneuern | 1,80 Std. | 110,00 € | 198,00 € |
| Bremsscheibensatz vorne, Fahrzeugtyp laut Auftrag | 1 Satz | 210,00 € | 210,00 € |
| Bremsbelagsatz vorne | 1 Satz | 86,00 € | 86,00 € |
| Bremsenreiniger und Kleinmaterial | 1 | 12,50 € | 12,50 € |
| Netto | 589,00 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 111,91 € | ||
| Gesamt | 700,91 € |
Die Beträge sind ein reines Rechenbeispiel und keine Preisempfehlung. Auf der tatsächlichen Rechnung sollten zusätzlich Fahrzeug-, Auftrags- und Leistungsdaten stehen, soweit sie für den Vorgang erforderlich und vereinbart sind.
Versicherungsfälle, Fremdleistungen und Garantie
- Versicherungsfall: Schaden- oder Vorgangsnummer und abweichenden Rechnungsempfänger vorab klären. Eine Werkstattrechnung allein garantiert keine Kostenübernahme.
- Fremdleistung: Lackierung, Abschleppen oder Prüforganisation nachvollziehbar bezeichnen. Steuerliche Behandlung nicht allein aus dem Wort „Fremdleistung“ ableiten.
- Garantie oder Kulanz: Berechnete, nicht berechnete und vom Dritten übernommene Positionen voneinander trennen.
- Anzahlung: Bereits fakturierte oder erhaltene Beträge in der Schlussrechnung transparent berücksichtigen.
Was Invoify für Kfz-Rechnungen abbildet – und was nicht
- Arbeitsleistungen als gespeicherte oder freie Positionen
- Ersatzteile aus dem eigenen Produktkatalog
- Mengen, Einzelpreise, positionsbezogene Rabatte und Gesamtrabatt
- Versand oder weitere Kosten als eigene Position
- Kontakte, Rechnungsanschriften und Ansprechpartner
- PDF-Rechnung und – bei passendem Fall – strukturierte E-Rechnung
Fahrzeugdetails können derzeit in verständlichen Positions- und Belegtexten dokumentiert werden. Wer eine vollständige digitale Fahrzeughistorie, Terminsteuerung oder branchenspezifische Kalkulationsdaten benötigt, braucht ergänzende Werkstattfunktionen. Diese Abgrenzung verhindert, dass der Beitrag für das deutlich breitere Keyword „Kfz-Werkstatt-Software“ einen Funktionsumfang verspricht, den Invoify nicht besitzt.
Häufige Fragen
Welche Angaben braucht eine Kfz-Werkstatt-Rechnung?
Gesetzlich gelten die allgemeinen Rechnungsangaben nach §14 UStG. Praktisch helfen zusätzlich Kennzeichen, Fahrzeug-Identifikationsnummer, Kilometerstand und Auftragsnummer bei der eindeutigen Zuordnung.
Müssen Arbeitslohn und Ersatzteile getrennt stehen?
Eine nachvollziehbare Trennung ist fachlich sinnvoll und reduziert Rückfragen. Wie detailliert die Rechnung sein muss, hängt von Leistung, Vereinbarung und Einzelfall ab.
Kann Invoify eine Kfz-Werkstatt-Rechnung erstellen?
Ja, Arbeitsleistungen, Ersatzteile, Rabatte und weitere Kosten können als Rechnungspositionen abgebildet werden. Invoify ist jedoch keine vollständige Werkstattsoftware mit Fahrzeugakte, Terminplanung oder Herstellerschnittstellen.
Wie werden Fremdleistungen ausgewiesen?
Beauftragte Fremdleistungen sollten verständlich bezeichnet und entsprechend der Vereinbarung abgerechnet werden. Durchlaufende Posten und weiterberechnete Leistungen sind steuerlich nicht automatisch dasselbe.