Pflichtangaben einer Fotografen-Rechnung
- Vollständiger Name und Anschrift von Fotograf und Kunde
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach den allgemeinen Vorgaben
- Ausstellungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Datum oder Zeitraum des Shootings beziehungsweise der Leistung
- Art und Umfang von Shooting, Auswahl und Bildbearbeitung
- Nettoentgelt, Nachlässe, Steuersatz und Steuerbetrag oder zutreffender Steuerhinweis
- Gesamtbetrag und eindeutige Zahlungsbedingungen
Die vollständige Grundsystematik erklärt der Pillar-Artikel Was muss auf eine Rechnung?. Dieser Beitrag konzentriert sich ausschließlich auf die Besonderheiten fotografischer Leistungen.
Welche Positionen sind für Fotografen sinnvoll?
Sammelpositionen wie „Fotos laut Auftrag“ sind zwar kurz, führen aber schnell zu Rückfragen. Besser ist eine Struktur, die Auftrag und Nachbearbeitung widerspiegelt. Nicht jede denkbare Position muss verwendet werden – entscheidend ist die tatsächliche Vereinbarung.
| Bereich | Beispiel für eine klare Position |
|---|---|
| Shooting | Business-Portrait-Shooting am 08.07.2026, 3 Stunden |
| Postproduktion | Auswahl und Retusche von 20 finalen Aufnahmen |
| Nutzungsrecht | Einfaches Nutzungsrecht für Website und organische Social-Media-Kanäle, 24 Monate, Deutschland |
| Fahrtkosten | Anfahrt Offenburg–Freiburg–Offenburg, 130 km laut Vereinbarung |
| Fremdkosten | Mietstudio oder Visagistik gemäß vorheriger Freigabe |
| Datenbereitstellung | Passwortgeschützte Online-Galerie und hochauflösende Dateien |
Nutzungsrechte verständlich abrechnen
Nach §31 UrhG können Nutzungsrechte einfach oder ausschließlich sowie räumlich, zeitlich und inhaltlich beschränkt eingeräumt werden. Die Rechnung ersetzt keine vollständige Rechtevereinbarung. Eine konkrete Rechnungsposition sollte aber auf die vereinbarte Nutzung Bezug nehmen.
- Art: einfaches oder ausschließliches Nutzungsrecht
- Medien: Website, Social Media, Print, Anzeigen, Plakate oder Presse
- Gebiet: regional, Deutschland, Europa oder weltweit
- Dauer: einmalig, befristet oder unbefristet
- Zweck: redaktionell, interne Kommunikation oder Werbung
Sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich bezeichnet, kann sich ihr Umfang nach dem Vertragszweck bestimmen. Gerade bei Werbekampagnen ist eine schriftlich klare Vereinbarung deshalb besser als eine pauschale Position „Bildrechte inklusive“.
Beispiel für eine Fotografen-Rechnung
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Business-Shooting, 3 Stunden | 3 Std. | 150,00 € | 450,00 € |
| Auswahl und Retusche | 20 Bilder | 18,00 € | 360,00 € |
| Nutzungsrecht Website + organische Social Media, 24 Monate, DE | 1 | 240,00 € | 240,00 € |
| Fahrtkosten laut Vereinbarung | 130 km | 0,45 € | 58,50 € |
| Netto | 1.108,50 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 210,62 € | ||
| Gesamt | 1.319,12 € |
Die Beträge sind ein Rechenbeispiel und keine Preisempfehlung. Steuersatz, Reisekosten und Rechtevergütung richten sich nach dem konkreten Auftrag und der steuerlichen Situation des Fotografen.
Anzahlung, Shooting und Schlussrechnung
Bei Hochzeiten, Produktionen oder größeren Business-Shootings wird häufig eine Anzahlung vereinbart. Dann sollte die Anzahlungsrechnung den Bezug zum Auftrag und den geplanten Leistungszeitraum nennen. In der Schlussrechnung werden Gesamtleistung und bereits berücksichtigte Anzahlungen transparent gegenübergestellt.
- Angebot bestätigenLeistungsumfang, Termin, Ausfallbedingungen, Reisekosten und Nutzungsrechte dokumentieren.
- Anzahlung abrechnenVereinbarten Teilbetrag mit eindeutiger Zuordnung zum Auftrag fakturieren.
- Leistung erfassenZusatzstunden oder freigegebene Fremdkosten während des Projekts dokumentieren.
- Schlussrechnung erstellenGesamtleistung darstellen und die bereits berechnete beziehungsweise erhaltene Anzahlung nachvollziehbar abziehen.
Fotografen-Rechnung mit Invoify erstellen
- Shooting, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte als getrennte Leistungen speichern.
- Kunde und gegebenenfalls mehrere Ansprechpartner sauber hinterlegen.
- Leistungsdatum oder Shooting-Zeitraum je Rechnung prüfen.
- Fahrt- und Fremdkosten als nachvollziehbare Positionen ergänzen.
- Kleinunternehmer- oder Regelbesteuerungsfall korrekt auswählen.
- PDF-Vorschau vor dem Fertigstellen auf Umbrüche und vollständige Texte kontrollieren.
Wer die Kleinunternehmerregelung verwendet, findet die steuerlichen Besonderheiten im eigenen Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung. Damit bleibt der Fotografenbeitrag bei der branchenspezifischen Abrechnung und konkurriert nicht mit der §19-Seite.
Häufige Fragen
Welche Angaben gehören auf eine Fotografen-Rechnung?
Es gelten die allgemeinen Rechnungsangaben nach §14 UStG. Zusätzlich sollten Shooting, Bearbeitung, Auslagen und vereinbarte Nutzungsrechte nachvollziehbar beschrieben werden.
Müssen Nutzungsrechte auf der Rechnung stehen?
Die Einzelheiten der Rechteeinräumung gehören vor allem in die Vereinbarung oder den Vertrag. Eine passende Rechnungsposition schafft aber Klarheit darüber, welches vereinbarte Nutzungsrecht abgerechnet wird.
Kann ein Fotograf eine Anzahlung berechnen?
Ja, wenn eine Anzahlung vereinbart wurde. Die spätere Schlussrechnung muss bereits berechnete beziehungsweise erhaltene Anzahlungen nachvollziehbar berücksichtigen.
Dürfen Fahrtkosten auf die Rechnung?
Vereinbarte Fahrt- und Reisekosten können als eigene Position abgerechnet werden. Berechnungsgrundlage und gegebenenfalls Umsatzsteuer müssen zum konkreten Fall passen.