Rechnung schreiben als Privatperson: Was erlaubt ist und was hineingehört

Darf eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Das Umsatzsteuergesetz definiert eine Rechnung in § 14 UStG als Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die dort geregelten Ausstellungspflichten und umsatzsteuerlichen Pflichtangaben knüpfen jedoch an Unternehmer und steuerbare Umsätze an. Für einen privaten Verkauf ist deshalb vor allem wichtig, den Vorgang eindeutig zu dokumentieren, ohne Umsatzsteuer auszuweisen.

Typische Fälle sind der einmalige Verkauf eines gebrauchten Möbelstücks an ein Unternehmen, die private Weitergabe eines gebrauchten Geräts oder eine tatsächlich gelegentliche Hilfe gegen Bezahlung. Wer dagegen planmäßig, wiederholt oder dauerhaft Einnahmen erzielt, sollte nicht allein aufgrund einer „Privatrechnung“ von einem privaten Vorgang ausgehen.

Diese Angaben sind auf einer Privatrechnung sinnvoll

Für eine echte Privatrechnung gibt es keinen eigenen gesetzlichen Pflichtangabenkatalog wie für Unternehmerrechnungen. Ein klarer, prüfbarer Beleg sollte den Vorgang trotzdem so beschreiben, dass beide Seiten ihn später zuordnen können:

• vollständiger Name und eine erreichbare Anschrift der Privatperson
• Name und Anschrift des Käufers beziehungsweise Auftraggebers
• Ausstellungsdatum
• eindeutige Bezeichnung des verkauften Gegenstands oder der erbrachten Leistung
• Verkaufs-, Übergabe- oder Leistungsdatum
• vereinbarter Gesamtbetrag und Währung
• Zahlungsart, Zahlungsziel oder Bankverbindung, soweit benötigt
• klarer Hinweis wie „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer ausgewiesen“

Bei personenbezogenen Daten gilt Datensparsamkeit. Die Anschrift kann für die eindeutige Zuordnung sinnvoll sein; eine Ausweisnummer, ein Geburtsdatum oder andere besonders eingriffsintensive Daten gehören nicht ohne konkreten Grund auf den Beleg.

Muster: Rechnung von einer Privatperson

Das Beispiel ist bewusst schlicht. Bei wertvollen Gegenständen können Kaufvertrag, Seriennummer, bekannter Zustand und Übergabeprotokoll zusätzlich wichtig sein. Solche Vertragsangaben lösen jedoch andere Fragen als die reine Zahlungsabrechnung und sollten nicht mit umsatzsteuerlichen Rechnungsmerkmalen verwechselt werden.

Keine Umsatzsteuer ausweisen – und § 19 UStG nicht verwechseln

Wer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann diesen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG schulden. Deshalb sollte auf einer Privatrechnung nur der vereinbarte Gesamtbetrag stehen. Eine Aufteilung in Netto, Steuersatz und Steuerbetrag ist für den echten Privatvorgang falsch.

Der Empfänger kann aus einer echten Privatrechnung keine Vorsteuer abziehen, weil keine Umsatzsteuer geschuldet und ausgewiesen wird. Dass der Käufer selbst Unternehmer ist, ändert den privaten Status des Verkäufers nicht automatisch.

Wann ist die Tätigkeit nicht mehr privat?

Nach § 2 UStG ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Als gewerblich oder beruflich gilt jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen; eine Gewinnerzielungsabsicht ist dafür nicht zwingend. Es gibt daher keine verlässliche Regel wie „bis drei Rechnungen pro Jahr bleibt alles privat“.

• Gegenstände werden gezielt zum Weiterverkauf beschafft.
• Leistungen werden wiederholt angeboten oder öffentlich beworben.
• Es bestehen feste Preise, ein planmäßiger Kundenkreis oder dauerhafte Abläufe.
• Die Tätigkeit ist auf Wiederholung und laufende Einnahmen angelegt.
• Der einzelne Beleg gehört tatsächlich zu einer bereits bestehenden selbstständigen Tätigkeit.

Auch private Veräußerungen können im Einzelfall einkommensteuerliche Folgen haben. § 23 EStG enthält dafür eigene Voraussetzungen und Ausnahmen. Eine Rechnung entscheidet nicht darüber, ob ein Gewinn steuerpflichtig ist.

Rechnung oder Quittung: Was ist der Unterschied?

Eine Rechnung fordert oder berechnet eine Zahlung. Eine Quittung bestätigt, dass eine Leistung beziehungsweise Zahlung empfangen wurde. Nach § 368 BGB hat der Gläubiger auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen. Wird bar bezahlt, kann daher eine Quittung zusätzlich oder anstelle einer offenen Zahlungsaufforderung sinnvoll sein.

Ist Invoify für Privatrechnungen gedacht?

Für einen einzelnen echten Privatverkauf genügt meistens ein schlanker, selbst erstellter Beleg oder Kaufvertrag. Wer tatsächlich unternehmerisch handelt, findet im Ratgeber Rechnung schreiben den regulären Ablauf und unter Kleinunternehmer-Rechnung die korrekte Abgrenzung zu § 19 UStG.