Wann muss eine Rechnung korrigiert werden?
Die Pflichtangaben einer Rechnung stehen in §14 Abs. 4 UStG. Typische Korrekturauslöser sind:
- Falscher oder unvollständiger Rechnungsempfänger (Name, Rechtsform, Anschrift)
- Fehlendes oder falsches Leistungsdatum beziehungsweise fehlender Leistungszeitraum
- Falsche Menge, falscher Einzelpreis oder Rechenfehler in den Summen
- Falscher Steuersatz oder falsch berechneter Steuerbetrag
- Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Fehlender Pflichthinweis, etwa bei Steuerbefreiungen oder Reverse Charge
- Doppelt vergebene oder fehlende Rechnungsnummer
Einen vollständigen Überblick über alle Pflichtangaben bietet der Pillar-Ratgeber Was muss auf eine Rechnung?. Dieser Beitrag konzentriert sich auf den Weg von der fehlerhaften zur berichtigten Rechnung.
Die zwei Wege der Rechnungskorrektur
Nach §31 Abs. 5 UStDV kann eine Rechnung berichtigt werden, wenn sie nicht alle Pflichtangaben enthält oder Angaben unzutreffend sind. Übermittelt werden müssen dabei nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben – durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. In der Praxis haben sich daraus zwei Wege entwickelt:
| Fehlerart | Üblicher Korrekturweg |
|---|---|
| Schreibfehler in Name oder Anschrift, fehlendes Leistungsdatum | Berichtigungsdokument mit eindeutigem Bezug auf Rechnungsnummer und -datum |
| Fehlender Pflichthinweis (z. B. Steuerbefreiung) | Berichtigungsdokument mit dem nachzureichenden Hinweis |
| Falsche Positionen, Mengen oder Preise | Storno der Rechnung und Neuausstellung |
| Falscher Steuersatz oder Steuerbetrag | Storno und Neuausstellung; zusätzlich §14c UStG beachten |
| Falscher Rechnungsempfänger | Storno und Neuausstellung an den richtigen Empfänger |
Wie der Stornobeleg selbst aufgebaut wird – eigene Nummer, negative Beträge, Bezug zur Ursprungsrechnung – behandelt im Detail der Beitrag Stornorechnung schreiben. Dieser Beitrag bleibt beim Entscheidungsweg.
Entwurf oder bereits übermittelte Rechnung?
Vor der Korrektur steht eine einfache Frage: In welchem Zustand ist die Rechnung?
- Noch nicht übermitteltEin interner Entwurf ist noch keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Er kann frei geändert werden – ein förmlicher Korrekturprozess ist nicht nötig.
- Festgeschrieben oder versendetSobald die Rechnung den eigenen Bereich verlassen hat oder in der Buchführung festgeschrieben ist, gilt: keine stille Änderung. Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben.
- Bereits bezahltAuch dann ist eine Berichtigung möglich. Zusätzlich müssen Zahlungssaldo und gegebenenfalls eine Rückzahlung oder Nachforderung geklärt werden.
Der Grundsatz, dass Buchungen und Aufzeichnungen nicht so verändert werden dürfen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, steht in §146 Abs. 4 AO. Genau deshalb arbeiten ordentliche Rechnungsprogramme mit Festschreibung und Storno statt mit nachträglichem Überschreiben.
Sonderfall: falscher Steuerausweis
Wird beispielsweise für eine Leistung mit 7 Prozent Steuersatz versehentlich 19 Prozent ausgewiesen, entsteht die Differenz als zusätzliche Steuerschuld allein aufgrund der Rechnung. Ändert sich nach der Berichtigung die Bemessungsgrundlage oder der Steuerbetrag, sind die Beträge nach §17 UStG in dem Zeitraum zu berichtigen, in dem die Änderung eingetreten ist.
Für den Empfänger gilt spiegelbildlich: Aus einer fehlerhaften Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Eine zügige, saubere Korrektur liegt deshalb im Interesse beider Seiten. Die genaue steuerliche Behandlung im Einzelfall gehört in die Hände der Steuerberatung.
Korrektur, Storno und Gutschrift auseinanderhalten
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungskorrektur / Berichtigung | Fehlende oder unzutreffende Angaben werden nachvollziehbar richtiggestellt – per Berichtigungsdokument oder per Storno und Neuausstellung. |
| Stornorechnung | Negativbeleg, der eine konkrete Rechnung rechnerisch vollständig neutralisiert und sich eindeutig auf sie bezieht. |
| Gutschrift (umsatzsteuerlich) | Abrechnung durch den Leistungsempfänger statt durch den Leistenden – kein Korrekturinstrument und kein Synonym für Storno. |
Rechnungskorrektur in Invoify
- Entwurf korrigierenSolange die Rechnung ein Entwurf ist, werden Empfänger, Positionen, Steuerfall und Texte direkt im Editor geändert. Kein Storno nötig.
- Festgeschriebene Rechnung stornierenEine fertiggestellte Rechnung wird per Klick storniert. Invoify erzeugt einen eigenen Stornobeleg mit fortlaufender Nummer aus einem eigenen Nummernkreis, negativen Beträgen und dem Verweis auf die Ursprungsrechnung. Das Original bleibt unverändert erhalten und wird als storniert markiert.
- Duplizieren und richtigstellenÜber die Duplizieren-Funktion entsteht aus der stornierten Rechnung ein neuer Entwurf. Dort werden die Fehler korrigiert und die Rechnung mit neuer Nummer fertiggestellt.
- Beide Belege übermittelnDer Empfänger erhält Storno und neue Rechnung, damit seine Buchhaltung den Vorgang lückenlos nachvollziehen kann.
Ein reines Berichtigungsdokument für einzelne Angaben – etwa ein nachgereichtes Leistungsdatum – ist ein formloses Schreiben mit eindeutigem Rechnungsbezug; dafür ist kein eigener Invoify-Belegtyp erforderlich. Den Gesamtablauf vom Entwurf bis zur festgeschriebenen Rechnung zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben.
Häufige Fehler bei der Rechnungskorrektur
- Die Originalrechnung nachträglich ändern und erneut versenden.
- Die fehlerhafte Rechnung löschen, statt sie zu stornieren.
- Ein Berichtigungsdokument ohne eindeutigen Bezug auf Nummer und Datum der Ursprungsrechnung verschicken.
- Nach dem Storno die neue Rechnung unter der alten Rechnungsnummer ausstellen.
- Einen zu hohen Steuerausweis unkorrigiert lassen und die §14c-Steuerschuld übersehen.
- Storno und Neuausstellung nur intern buchen, ohne den Empfänger zu informieren.
- Den Zahlungsstand nach der Korrektur nicht mit dem neuen Rechnungsbetrag abgleichen.
Häufige Fragen
Muss ich für jeden Fehler eine komplett neue Rechnung ausstellen?
Nein. Fehlende oder unzutreffende Angaben können nach §31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument berichtigt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist. Bei Fehlern in Beträgen oder Steuerausweis ist Storno plus Neuausstellung in der Praxis meist der klarere Weg.
Darf ich eine bereits verschickte Rechnung einfach ändern und neu ausdrucken?
Nein. Eine bereits übermittelte oder festgeschriebene Rechnung darf nicht still ersetzt werden. Die Berichtigung muss für beide Seiten nachvollziehbar sein, sonst existieren zwei widersprüchliche Versionen desselben Belegs.
Was passiert, wenn ich zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen habe?
Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er gesetzlich schuldet, schuldet nach §14c Abs. 1 UStG auch den Mehrbetrag – bis die Rechnung wirksam berichtigt ist. Deshalb sollte ein falscher Steuerausweis zügig korrigiert werden.
Wie korrigiere ich eine Rechnung in Invoify?
Entwürfe lassen sich direkt bearbeiten. Eine bereits fertiggestellte Rechnung wird per Klick storniert; Invoify erzeugt dabei einen verknüpften Stornobeleg. Über die Duplizieren-Funktion entsteht anschließend ein neuer Entwurf, der korrigiert und fertiggestellt wird.