§ 19 als Firmenstandard
Neue Belege starten im Kleinunternehmer-Steuerfall mit dem konfigurierten Hinweis. Vor dem Fertigstellen bleibt die Auswahl kontrollierbar.
Für Kleinunternehmer
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
§ 19 UStG als Standard, nicht als unbemerkter Automatismus. Invoify startet neue Belege im Kleinunternehmer-Steuerfall, übernimmt den hinterlegten Hinweis und prüft erforderliche Rechnungsfelder. Der Steuerfall bleibt bewusst auswählbar, weil die steuerliche Einordnung vom konkreten Umsatz abhängt. Seit 1. Januar 2025 nennt § 19 UStG grundsätzlich 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
Von der Firmeneinstellung zur fertigen Rechnung
- 1 Kleinunternehmer-Modus aktivierenEinmal in den Firmeneinstellungen gesetzt, ist § 19 UStG der Standard für neue Belege. Der Steuerfall bleibt änderbar und muss zum tatsächlichen Umsatz passen.
- 2 Rechnung im geführten Editor erstellenKunde wählen oder anlegen, Positionen erfassen – links das Formular, rechts der fertige Beleg in Echtzeit. Die Pflichtfeldprüfung meldet fehlende Angaben, bevor die Rechnung fertiggestellt wird.
- 3 Festschreiben und versendenDie Rechnungsnummer wird erst beim Festschreiben oder Versand vergeben – Entwürfe bleiben frei änderbar. Versand als PDF direkt per E-Mail aus Invoify, auf Wunsch mit Zahlungs-QR-Code (GiroCode).
- 4 Zahlungen verfolgen, Mahnungen automatisierenOffene, überfällige und bezahlte Rechnungen auf einen Blick. Das automatische Mahnwesen erstellt Zahlungserinnerung und Mahnstufen nach deinem Zeitplan – auf Wunsch als Entwurf zur Freigabe.
Was Invoify für Kleinunternehmer abdeckt
Pflichtfeldprüfung
Der Editor prüft die Rechnungsangaben nach § 14 UStG, bevor ein Beleg fertiggestellt wird – fehlende Felder werden konkret benannt.
Angebote mit Online-Annahme
Angebote entstehen im selben Editor und lassen sich über einen öffentlichen Link ohne Kunden-Login annehmen oder ablehnen.
Automatisches Mahnwesen
Ein nächtlicher Lauf erkennt überfällige Rechnungen und erstellt Zahlungserinnerung bis letzte Mahnung – mit Karenztagen und Mahnsperre je Kunde.
E-Rechnung, wenn gewünscht
Kleinunternehmer sind aktuell von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Invoify kann bei erfüllten Voraussetzungen ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen.
Saubere Nummernkreise
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummern je Belegart – vergeben erst beim Festschreiben, damit gelöschte Entwürfe keine Lücken reißen.
Wann passt ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung ist ein Umsatzsteuerstatus, keine eigene Unternehmensform. Das Programm passt, wenn du nach § 19 UStG abrechnest und Belege, Kontakte sowie offene Zahlungen in einem wiederholbaren Ablauf verwalten möchtest. Ob § 19 für deinen konkreten Umsatz gilt, entscheidet nicht die Software.
| Situation | Was Invoify übernimmt | Was du prüfen musst |
|---|---|---|
| Neue Standardrechnung | § 19 als voreingestellter Steuerfall, Hinweistext und Pflichtfeldprüfung | Empfänger, Leistung und tatsächlichen Steuerfall |
| Abweichender Umsatz | Auswahl weiterer Steuerfälle und passende Belegdarstellung | Ob die Abweichung fachlich zutrifft; § 19 ist kein technischer Lock |
| Grenze überschritten | Umstellung des Firmenstandards für künftige Belege | Zeitpunkt der Überschreitung und Behandlung des überschreitenden Umsatzes |
| E-Rechnung empfangen | Eigene Ausgangsbelege als ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen, wenn gewünscht | Eingehende E-Rechnungen müssen weiterhin empfangbar sein |
Vier Punkte, die du bei jeder Rechnung kontrollierst
1. Steuerfall
Prüfe, ob die Leistung tatsächlich unter § 19 UStG fällt. Die Voreinstellung beschleunigt den Standardfall, ersetzt aber keine fachliche Einordnung.
2. Steuerdarstellung
Bei Anwendung von § 19 wird keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen. Der Beleg enthält stattdessen den hinterlegten Hinweis auf die Steuerbefreiung.
3. Pflichtangaben
Empfänger, Leistung, Leistungszeitpunkt und weitere erforderliche Angaben werden vor dem Fertigstellen geprüft. Hinweise zeigen das konkrete fehlende Feld.
4. Vorschau
Kontrolliere Endbetrag, Hinweistext, Anschrift und Zahlungsziel in der Dokumentvorschau. Erst danach wird die Rechnung festgeschrieben.
Rechtsstand und offizielle Grundlagen
Die Umsatzgrenzen und Voraussetzungen stehen in § 19 UStG. Das BMF-Schreiben zur Neuregelung erläutert insbesondere die Behandlung beim Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze.
Die BMF-FAQ zur E-Rechnung bestätigt: Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Rechts- und Produktstand: 22. Juli 2026. Die Seite bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.
Was die Software nicht automatisch entscheidet
- Die Umsatzgrenzen (25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr) überwachst du selbst – beim Überschreiten der 100.000 € endet die Regelung sofort für den überschreitenden Umsatz. Die Details erklärt der Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.
- Invoify ist bewusst keine Buchhaltung: EÜR und Steuererklärung bleiben bei dir oder deiner Steuerkanzlei.
- Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist eine Einstellung, kein Automatismus – Invoify stellt nicht eigenmächtig um.
- Der voreingestellte Steuerfall ist eine Arbeitshilfe. Die Verantwortung für die richtige steuerliche Einordnung des konkreten Umsatzes bleibt beim Rechnungsaussteller.
Häufige Fragen für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer-Rechnung in Invoify erstellen
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