Angebot als Kleinunternehmer 2027: Vorlage und Preisbeispiel

Vorlage für ein Kleinunternehmer-Angebot

Die Vorlage ist auf ein kleines Dienstleistungsprojekt zugeschnitten. Sie enthält ausfüllbare Angaben zu Anbieter, Kunde, Angebotsdatum, Referenz, Leistung, Gesamtpreis und Gültigkeit. Als Steuerfall wird eine nach § 19 UStG steuerfreie deutsche Inlandsleistung angenommen. Ersetzen Sie sämtliche Platzhalter durch die tatsächlichen Angaben. Der beigefügte Hinweis ist kein Nachweis, dass Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden dürfen; diese Einordnung muss vor Verwendung feststehen.

Das Word-Dokument können Sie für Ihr eigenes Angebot bearbeiten. Das PDF zeigt dieselben Beispielangaben und eignet sich zum Gegenlesen. Beide Dateien sind redaktionelle Vorlagen und werden nicht als automatisch importierbare Invoify-Dateien angeboten. Wenn Sie direkt im Programm arbeiten, übertragen Sie den geprüften Leistungsumfang in den Angebotseditor. Für einen allgemeinen Einstieg unabhängig vom Steuerstatus hilft der bestehende Ratgeber Angebot schreiben.

Gesamtpreis statt einer fiktiven Umsatzsteuerposition

Ein Kleinunternehmer-Angebot soll dem Kunden eindeutig sagen, was die vereinbarte Leistung kostet. Bei einem steuerfreien KU-Umsatz ist es missverständlich, 500 Euro netto anzubieten und zusätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer aufzuführen. Ebenso wenig sollten Sie „500 Euro inklusive 19 Prozent MwSt.“ schreiben, wenn Sie diese Steuer nicht berechnen. Ein klarer Wortlaut lautet beispielsweise: „Gesamtpreis 500 Euro. Für die angebotene Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“

Der umsatzsteuerliche Endbetrag und die wirtschaftliche Preiskalkulation sind verschiedene Fragen. Ihre eigenen Kosten können Umsatzsteuer enthalten, die für Sie gegebenenfalls nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Diese Kosten berücksichtigen Sie bei der Preisfindung. Sie werden dadurch jedoch nicht zu einer Umsatzsteuerposition auf Ihrem Angebot. Der Kunde zahlt den vereinbarten Gesamtpreis und kann aus einer späteren KU-Rechnung keinen offen ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer abziehen.

Bei Firmenkunden ist diese Klarheit besonders hilfreich. Manche Einkaufsabteilungen vergleichen Angebote nach einem Nettobudget und rechnen bei regelbesteuerten Anbietern mit abziehbarer Vorsteuer. Erläutern Sie deshalb den konkreten Gesamtpreis und Ihren Steuerhinweis. Ändern Sie den Steuerfall nicht allein deshalb, weil der Auftraggeber eine Rechnung mit Umsatzsteuer erwartet. Die Regeln zum Status und zum zulässigen Ausweis stehen unter Kleinunternehmerregelung und Rechnung.

Beispiel 2027: ein Festpreisprojekt über 900 Euro

Angenommen, Sie gestalten im Februar 2027 eine kleine Präsentation für einen deutschen Kunden. Der vereinbarte Umfang umfasst eine vorbereitende Besprechung, zehn gestaltete Folien und eine Korrekturrunde. Ihr Angebot weist drei klar benannte Leistungen aus. Es wird eine steuerfreie Inlandsleistung nach § 19 UStG angenommen; Reise-, Lizenz- oder Druckkosten sind im Beispiel nicht zusätzlich vereinbart. So lassen sich Preis und Umfang unabhängig voneinander prüfen.

Eine zweite Korrekturrunde ist in diesem Angebot nicht enthalten. Ergänzen Sie daher bereits vor Annahme, wie zusätzliche Wünsche beauftragt und vergütet werden. Ein Satz wie „Weitere Überarbeitungen nur nach gesonderter Vereinbarung“ verhindert, dass eine unklare Position später in die Rechnung wandert. Vereinbaren Sie einen zusätzlichen Betrag, bestätigen Sie ihn nachvollziehbar. Die steuerliche Behandlung folgt weiterhin dem konkreten Umsatz; sie ändert sich nicht durch die Bezeichnung „Zusatzleistung“.

Vergleichen Sie dieses Muster mit einem Stundenangebot. Dort ist der Gesamtpreis bei offenem Zeitaufwand möglicherweise noch nicht endgültig bestimmbar. Nennen Sie dann den Satz, den geschätzten Umfang und gegebenenfalls eine vereinbarte Obergrenze. Das Festpreisbeispiel darf nicht ungeprüft für eine offene Stundenabrechnung übernommen werden. Für solche Projekte ist zusätzlich der Ratgeber Stundenzettel als Leistungsnachweis hilfreich; er erläutert die dokumentierten Zeiten getrennt vom KU-Steuerstatus.

Leistungsumfang, Zusatzkosten und Zahlung voneinander trennen

Beschreiben Sie die angebotene Leistung so, dass beide Seiten dieselbe Vorstellung vom Ergebnis haben. Bei einer Beratung können das Thema, Termin, Dauer und ein vereinbartes Ergebnis sein. Bei einer handwerklichen Arbeit sind Einsatzort, Arbeitsumfang, Material und ausgeschlossene Arbeiten wichtiger. Eine allgemein gehaltene Position „Dienstleistung“ lässt diese Fragen offen. Die konkrete Beschreibung erleichtert später auch den Abgleich zwischen Angebot, tatsächlich ausgeführter Leistung und Rechnung.

Zusatzkosten benötigen eine erkennbare Vereinbarung. Falls Versand, Anfahrt oder eine Fremdlizenz gesondert berechnet werden, nennen Sie im Angebot den Betrag oder die nachvollziehbare Berechnung. Eine nachträgliche Überraschungsposition lässt sich nicht allein damit begründen, dass Sie Kleinunternehmer sind. Im Beispiel eines Präsentationsprojekts kann der Kunde etwa selbst eine Bildlizenz erwerben, oder Sie können einen fest vereinbarten Lizenzbetrag anbieten. Welcher Weg gewählt wird, muss aus dem Auftrag hervorgehen.

Eine Zahlungsbedingung gehört ebenfalls klar formuliert. Sie können beispielsweise Zahlung nach Leistung und Rechnung oder eine gesondert zu vereinbarende Vorauszahlung vorsehen. Das Angebot bestätigt damit noch keinen Zahlungseingang. Wenn der Auftrag eine Vorauszahlung vorsieht, folgen dafür die passenden Belege. Die Einzelheiten erläutert Anzahlungsrechnung erstellen. Schreiben Sie nicht gleichzeitig „vollständig bezahlt“ in ein Angebot, solange Sie lediglich eine künftige Zahlung vereinbaren.

Bis wann ist das Angebot bindend?

Ein Angebot kann einen verbindlichen Vertragsantrag darstellen. Nach § 145 BGB ist der Antragende grundsätzlich an seinen Antrag gebunden, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat. Die Kleinunternehmerregelung verändert diese zivilrechtliche Frage nicht. Wenn Ihr Preis nur bis zu einem bestimmten Datum gelten soll, benennen Sie eine klare Annahmefrist. § 148 BGB behandelt die Annahme innerhalb einer vom Antragenden bestimmten Frist. Ein bloßes Angebotsdatum erklärt diese Frist noch nicht.

Für das Beispiel können Sie schreiben: „Dieses Angebot kann bis einschließlich 12. Februar 2027 angenommen werden. Der Ausführungstermin wird gemeinsam bestätigt.“ Dadurch trennen Sie Annahmefrist und Projekttermin. Wird das Angebot nach Ablauf der Frist beantwortet oder inhaltlich geändert, ist der Vertragsschluss neu zu prüfen. Eine Annahme mit Änderungen gilt nach § 150 Absatz 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag; sie übernimmt Ihr ursprüngliches Angebot nicht unverändert.

Wollen Sie bewusst noch keine Bindung eingehen, brauchen Sie eine passende und verständliche Formulierung. Der bestehende Ratgeber unverbindliches Angebot und freibleibende Formulierungen erklärt diese Entscheidung ausführlich. Vermischen Sie eine konkrete Annahmefrist nicht mit widersprüchlichen Standardtexten. Der Kunde soll erkennen können, ob er Ihr Angebot direkt annehmen kann oder ob Sie zunächst eine weitere Bestätigung verlangen.

Vom angenommenen Angebot zur richtigen KU-Rechnung

Vor der Rechnung prüfen Sie, welche Leistungen tatsächlich ausgeführt und welche Änderungen vereinbart wurden. Die zehn Folien aus dem Beispiel bleiben als verständlicher Leistungsbezug erhalten. Hat der Kunde zusätzliche Folien beauftragt, dokumentieren Sie die neue Vereinbarung und ergänzen die richtige Position. Eine Angebotskopie ist dafür ein Ausgangspunkt; sie ersetzt die Prüfung des tatsächlichen Leistungsumfangs nicht. Angebotsdatum, Leistungsdatum und Rechnungsdatum können verschieden sein und sollten nicht einfach gleichgesetzt werden.

Prüfen Sie den Steuerfall erneut für die spätere Leistung. Zwischen Angebot und Ausführung kann sich die relevante Sachlage ändern. Das gilt beispielsweise bei einem Wechsel des Steuerstatus, einer veränderten Leistung oder einem ausländischen Kunden. Eine früher gewählte Steuerbefreiung ist kein dauerhafter Freibrief für jeden Folgebeleg. Welche Mindestangaben eine deutsche KU-Rechnung enthält, beschreibt § 34a UStDV; der vollständige Katalog bleibt im KU-Rechnungsratgeber.

Wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat, muss diese im späteren Abrechnungsablauf passend berücksichtigt werden. Im reinen Einzelrechnungsbeispiel über 900 Euro gibt es keine Vorauszahlung. Wenn dagegen 300 Euro bezahlt sind, beträgt der wirtschaftlich noch offene Betrag 600 Euro; die konkrete Belegdarstellung richtet sich nach dem tatsächlich verwendeten Anzahlungs- und Schlussrechnungsablauf. Löschen Sie eine bereits ausgestellte Vorauszahlungsrechnung nicht, um die Summe optisch zu vereinfachen.

Das Angebot in Invoify anlegen und gegenlesen

Invoify bietet einen Angebotseditor und die anschließende Belegkette für Verkaufsdokumente. Der Firmenstatus Kleinunternehmer kann den Steuerfall für neue Belege standardmäßig setzen. Dieser Standard entscheidet jedoch nicht automatisch über die tatsächlich angebotene Leistung. Überprüfen Sie im Angebot den gewählten Steuerfall, die Positionsbeträge und den Pflichttext. Bei einem ausländischen Auftrag, einer besonderen Leistung oder einer geänderten eigenen Steuersituation klären Sie die passende Behandlung vor Ausgabe des Dokuments.

Übernehmen Sie zunächst die drei Leistungspositionen aus dem Muster, vergleichen Sie deren Summe mit 900 Euro und prüfen Sie die Kundendaten. Anschließend kontrollieren Sie den sichtbaren PDF-Text. Nach Annahme gleichen Sie den nächsten Beleg mit dem Angebot und den tatsächlich ausgeführten Leistungen ab. Die Invoify-Angebotssoftware beschreibt die belegten Funktionen, darunter den vorgesehenen Ablauf der Kundenreaktion. Eine Antwort oder ein Klick ersetzt keine individuelle Prüfung widersprüchlicher Vertragsangaben.

• Anbieter und Kunde eindeutig benannt.
• Leistungsumfang und ausgeschlossene Zusatzleistungen verständlich.
• Gesamtpreis ohne unberechtigte Umsatzsteuerposition.
• Gültigkeit, Ausführung und Zahlung getrennt beschrieben.
• Vereinbarte Änderungen vor der Rechnung festgehalten.
• Steuerfall für die tatsächlich abgerechnete Leistung erneut geprüft.

Bewahren Sie das angenommene Angebot zusammen mit nachvollziehbaren Ergänzungen auf. Bei einer Rückfrage können Sie so erklären, woher ein Rechnungsbetrag stammt. Ihre eigene Steuerentscheidung, eine rechtliche Vertragsprüfung und die Kommunikation über Sonderfälle bleiben eigenständige Aufgaben. Invoify erstellt keine Steuererklärung und überwacht keine KU-Umsatzgrenze. Für den weiteren Ausgangsprozess führt der nächste Schritt zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Primärquellen und Rechtsstand

§ 19 UStG: KU-Steuerbefreiung · § 145 BGB: Bindung an den Antrag · § 148 BGB: Annahmefrist · § 150 BGB: geänderte Annahme · § 34a UStDV: spätere KU-Rechnung

Rechtsstand und Quellenprüfung: 2. Oktober 2026. Die Beispiele beziehen sich auf 2027 und die derzeit geltenden Regeln. Die Jahreszahl bezeichnet keine neu beschlossene Gesetzesänderung. Vor dem Jahreswechsel werden die Quellen erneut geprüft; nächste redaktionelle Prüfung spätestens am 15. Dezember 2026. Alle Fallbeträge und Beteiligten sind fiktiv.