Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, aber im Geschäftsverkehr der übliche erste Schritt vor einem Auftrag. Es hält schriftlich fest, welche Leistung Sie zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen erbringen wollen. Nimmt der Kunde an, entsteht ein Vertrag – deshalb sollten Sie jedes Angebot so sorgfältig formulieren, als wäre es bereits die halbe Rechnung.
Im typischen Ablauf steht das Angebot am Anfang: Nimmt der Kunde es unverändert an, kommt der Vertrag grundsätzlich bereits durch diese Annahme zustande. Eine anschließende Auftragsbestätigung kann den vereinbarten Inhalt dokumentieren; war die Kundenbestellung dagegen selbst das Angebot, kann die Auftragsbestätigung dessen Annahme erklären. Erst nach Lieferung oder Leistung folgt die Rechnung. Saubere Angebotsdaten ersparen dabei doppelte Arbeit.
Was gehört in ein schriftliches Angebot?
Ein vollständiges Angebot beantwortet dem Kunden drei Fragen: Wer bietet was zu welchem Preis an – und wie lange gilt das? Die folgenden Angaben sollten deshalb auf keinem Angebot fehlen:
- Anbieter und Kunde: vollständige Anschrift beider Seiten, bei Firmen mit Ansprechpartner.
- Angebotsnummer und -datum: eine eindeutige Nummer erleichtert später die Zuordnung zu Auftrag und Rechnung.
- Klare Leistungsbeschreibung: Artikel oder Leistung, Menge und Einheit – präzise genug, dass keine Rückfragen nötig sind.
- Einzel- und Gesamtpreise: Nettobeträge je Position, Zwischensumme, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.
- Gültigkeitsdauer: ein konkretes Datum („Angebot gültig bis …") statt vager Formulierungen.
- Zahlungs- und Lieferbedingungen: Zahlungsziel, Lieferzeit und gegebenenfalls Versandkosten.
- Optionale Freibleibend-Klausel: wenn Sie sich nicht binden möchten, ein deutlicher Hinweis wie „freibleibend".
Angebot, Auftragsbestätigung oder Kostenvoranschlag?
Drei Belege werden häufig verwechselt, obwohl sie eine unterschiedliche rechtliche Wirkung haben. Die Abgrenzung entscheidet darüber, ob und wie stark Sie an Ihre Angaben gebunden sind.
| Merkmal | Angebot | Auftragsbestätigung | Kostenvoranschlag |
|---|---|---|---|
| Zweck | Vertragsangebot an den Kunden | Bestätigung eines erteilten Auftrags | Unverbindliche Kostenschätzung |
| Zeitpunkt | Vor dem Auftrag | Nach der Bestellung des Kunden | In der Angebots- oder Planungsphase |
| Bindung | Bindend für die Gültigkeitsdauer (§ 145 BGB) | Dokumentiert den geschlossenen Vertrag | Grundsätzlich unverbindlich |
| Preis | Verbindlich, sofern nicht „freibleibend" | Entspricht dem vereinbarten Auftrag | Schätzung, Abweichungen möglich |
Die Auftragsbestätigung ist also keine Alternative zum Erstangebot, sondern die Reaktion auf einen bereits erteilten Auftrag. Ein Kostenvoranschlag wiederum ist bewusst unverbindlich – er schätzt die zu erwartenden Kosten, ohne Sie auf einen festen Preis festzulegen.
Wann ist ein Angebot bindend?
Nach § 145 BGB ist gebunden, wer einem anderen einen Vertrag anträgt. Für Ihr Angebot heißt das: Solange die angegebene Gültigkeitsdauer läuft, können Sie es nicht einfach zurückziehen oder den Preis erhöhen. Nimmt der Kunde innerhalb der Frist an, kommt der Vertrag zu den genannten Bedingungen zustande.
So begrenzen Sie die Bindung
Zwei Stellschrauben steuern, wie lange und wie stark Sie gebunden sind. Über die Gültigkeitsdauer legen Sie fest, bis wann eine Annahme möglich ist (§ 148 BGB) – nach Ablauf ist das Angebot hinfällig. Mit einer Freibleibend-Klausel („freibleibend", „unverbindlich", „solange der Vorrat reicht") nehmen Sie die Bindungswirkung von vornherein heraus; dann gilt Ihr Angebot nur als Einladung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben.
Davon zu unterscheiden ist der Kostenvoranschlag: Er ist eine unverbindliche Kostenschätzung und begründet für sich genommen keine feste Preisbindung. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, müssen Sie sie dem Kunden allerdings rechtzeitig anzeigen.
Angebot schreiben in sechs Schritten
Ob mit Vorlage oder Software – der Weg zu einem sauberen Angebot folgt immer demselben Muster:
- Kopfdaten erfassenIhre Firmendaten, die Kundenanschrift, eine fortlaufende Angebotsnummer und das Angebotsdatum eintragen.
- Leistung beschreibenJede Position mit Bezeichnung, Menge und Einheit erfassen – so konkret, dass Umfang und Ausführung eindeutig sind.
- Preise kalkulierenEinzelpreise, Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag ausweisen; Rabatte und Versand transparent zeigen.
- Bedingungen festlegenGültigkeitsdauer, Zahlungsziel und Lieferzeit ergänzen, bei Bedarf eine Freibleibend-Klausel.
- Prüfen und versendenZahlen, Anschrift und Frist gegenlesen, das Angebot als PDF oder per E-Mail versenden.
- NachfassenVor Fristablauf freundlich erinnern; bei Zusage das Angebot in Auftragsbestätigung oder Rechnung überführen.
Angebot per E-Mail formulieren
Für die Übermittlung per E-Mail gilt: Das eigentliche Angebot gehört als strukturiertes Dokument in den Anhang, idealerweise als PDF; die Mail selbst ist das höfliche Anschreiben. Nennen Sie im Text kurz den Bezug („zu Ihrer Anfrage vom …"), fassen Sie den Kern in ein, zwei Sätzen zusammen und weisen Sie ausdrücklich auf die Gültigkeitsdauer hin. Eine klare Handlungsaufforderung – etwa der Hinweis, das Angebot direkt online anzunehmen – erhöht die Antwortquote spürbar.
Angebote digital erstellen und online annehmen lassen
Eine Angebotsvorlage in Word oder Excel funktioniert für gelegentliche Angebote. Wer regelmäßig anbietet, spart mit einer durchgängigen Lösung Zeit und vermeidet Übertragungsfehler zwischen Angebot, Auftrag und Rechnung.
In Invoify erstellen Sie Angebote in einem Positions-Editor mit Live-Vorschau: Während Sie Positionen, Mengen und Preise eingeben, sehen Sie das fertige Dokument sofort. Über das Feld „Gültig bis" hinterlegen Sie die Frist direkt im Beleg. Beim Versenden erhält das Angebot einen öffentlichen Annahme-Link – der Kunde öffnet es ohne Login, sieht den Beleg als Vorschau und kann es online annehmen oder ablehnen. Der Status springt danach automatisch um.
Sagt der Kunde zu, übernehmen Sie das Angebot verlustfrei in eine Auftragsbestätigung oder Rechnung – Empfänger, Positionen, Preise, Steuerfall und Versand wandern samt Daten in den Folgebeleg, ohne dass Sie etwas erneut tippen. So bleibt der Weg vom Angebot bis zur Zahlung eine durchgehende Kette statt vieler Einzeldokumente.
Praktisch heißt das: Sie sehen jederzeit, welches Angebot noch offen, angenommen oder abgelehnt ist, und müssen einer Zusage nicht per Telefon hinterherlaufen. Weil jedes Angebot eine eigene Nummer und eine hinterlegte Frist trägt, bleibt auch bei vielen parallelen Vorgängen nachvollziehbar, was wann gilt.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich ein Angebot richtig?
Erfassen Sie Anbieter und Kunde, eine eindeutige Angebotsnummer mit Datum, eine klare Leistungsbeschreibung, Einzel- und Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer sowie eine Gültigkeitsdauer. Prüfen Sie das Angebot vor dem Versand auf Zahlen, Anschrift und Frist. Bei Zusage überführen Sie es in eine Auftragsbestätigung oder Rechnung.
Was gehört in ein schriftliches Angebot?
In ein schriftliches Angebot gehören die Anschrift von Anbieter und Kunde, Angebotsnummer und -datum, eine präzise Leistungsbeschreibung mit Mengen, Einzel- und Gesamtpreise mit Umsatzsteuer, die Gültigkeitsdauer sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen. Optional kennzeichnen Sie es als freibleibend.
Wie formuliere ich ein Angebot per E-Mail?
Legen Sie das eigentliche Angebot als PDF in den Anhang und nutzen Sie die E-Mail als kurzes Anschreiben. Nennen Sie den Bezug, fassen Sie den Kern in wenigen Sätzen zusammen und weisen Sie auf die Gültigkeitsdauer sowie die Annahmemöglichkeit hin.
Wann ist ein Angebot bindend?
Ein Angebot ist nach § 145 BGB grundsätzlich für die angegebene Gültigkeitsdauer bindend. Nimmt der Kunde innerhalb dieser Frist an, kommt der Vertrag zustande. Die Bindung entfällt, wenn Sie das Angebot ausdrücklich als „freibleibend" oder „unverbindlich" kennzeichnen.