Was ist eine Proforma-Rechnung?
Der Begriff stammt aus dem Lateinischen: „pro forma“ heißt „der Form halber“. Eine Proforma-Rechnung wird also formhalber ausgestellt, bevor der eigentliche Umsatz stattgefunden hat. Sie listet Waren oder Leistungen mit Mengen und Preisen auf und ähnelt optisch einer normalen Rechnung – erfüllt aber eine andere Funktion: Sie informiert, kündigt an oder fordert zur Vorauszahlung auf, statt einen bereits ausgeführten Umsatz abzurechnen.
Weil sie keinen steuerpflichtigen Leistungsaustausch dokumentiert, ist die Proforma-Rechnung keine Rechnung im Sinne des §14 UStG. Sie löst keine Umsatzsteuerpflicht aus, gehört nicht in den laufenden Rechnungsnummernkreis und ersetzt nicht den späteren, verbindlichen Beleg. Genau diese Zwischenstellung – rechnungsähnlich, aber ohne steuerliche Wirkung – macht sie in bestimmten Situationen nützlich.
Wozu dient eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein rechnungsähnliches Dokument gebraucht wird, bevor abgerechnet werden darf oder soll. Vier Anlässe sind typisch.
Vorkasse und Anzahlung
Der häufigste Fall im Inland: Der Verkäufer möchte vor der Lieferung bezahlt werden. Die Proforma-Rechnung nennt Betrag, Positionen und ein Zahlungsziel und dient als konkrete Zahlungsaufforderung. Sobald das Geld eingegangen und die Ware geliefert ist, folgt die echte Rechnung.
Export und Zollabfertigung
Bei Sendungen in Drittländer verlangt der Zoll einen Nachweis über den Warenwert. Die Proforma-Rechnung liefert diese Angabe für die Zollabfertigung – etwa bei kostenlosen Sendungen, Reparaturen oder Warenmustern, für die es noch keine Handelsrechnung gibt.
Muster- und Ansichtssendungen
Werden Waren unentgeltlich als Muster oder zur Ansicht verschickt, existiert kein zu berechnender Umsatz. Damit die Sendung dennoch einen dokumentierten Wert hat, begleitet eine Proforma-Rechnung die Ware.
Angebots- und Bestätigungscharakter
Gegenüber dem Kunden kann die Proforma-Rechnung ein bereits konkretisiertes Vorhaben bestätigen – detaillierter als ein loses Angebot, aber ohne die Verbindlichkeit und steuerliche Wirkung einer echten Rechnung.
Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
Der wichtigste Punkt zuerst: Eine Proforma-Rechnung berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Da noch kein steuerpflichtiger Umsatz vorliegt und das Dokument keine Rechnung im Sinne des §14 UStG ist, fehlt dafür die Grundlage. Der Vorsteuerabzug wird erst mit der späteren echten Rechnung möglich.
Auch auf der Seite des Ausstellers gilt: Ist die Proforma-Rechnung klar als solche gekennzeichnet und hat noch kein Leistungsaustausch stattgefunden, löst ein darauf genannter Steuerbetrag in der Regel keine Umsatzsteuerschuld nach §14c UStG aus. Voraussetzung ist die eindeutige Kennzeichnung. Wer versehentlich einen regulären, rechnungsgleichen Beleg mit offenem Steuerausweis erstellt, riskiert einen unberechtigten Steuerausweis – und damit eine Steuerschuld, die eigentlich gar nicht entstehen sollte.
Proforma-Rechnung, Angebot und echte Rechnung
Angebot, Proforma-Rechnung und echte Rechnung markieren drei Stationen desselben Vorgangs – von der unverbindlichen Preisauskunft über die vorbereitende Aufstellung bis zur steuerlich wirksamen Abrechnung. Das Angebot ist eine unverbindliche Preisauskunft. Die Proforma-Rechnung ist eine rechnungsähnliche Aufstellung, oft mit Zahlungsaufforderung, aber ohne steuerliche Wirkung. Die echte Rechnung entsteht nach Lieferung oder Leistung, weist Umsatzsteuer aus und trägt eine fortlaufende Nummer.
| Merkmal | Angebot | Proforma-Rechnung | Echte Rechnung |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor der Bestellung | Vor Lieferung/Zahlung | Nach Lieferung/Leistung |
| Zweck | Unverbindliche Preisauskunft | Vorbereitung, oft Zahlungsaufforderung | Abrechnung der erbrachten Leistung |
| Umsatzsteuer | Informativ, ohne Wirkung | Ausgewiesen, aber ohne steuerliche Wirkung | Verbindlicher Ausweis nach §14 UStG |
| Vorsteuerabzug | Nein | Nein | Ja, bei ordnungsgemäßer Rechnung |
| Rechnungsnummer | Keine aus dem Rechnungskreis | Keine aus dem laufenden Kreis | Fortlaufende Rechnungsnummer |
| Verbindlichkeit | Unverbindlich | Vorbereitend | Kaufmännisch und steuerlich verbindlich |
Aufbau einer sauberen Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung darf frei gestaltet werden – es gibt keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei der echten Rechnung. Damit sie ihren Zweck erfüllt und nicht mit einem Steuerbeleg verwechselt wird, sollte eine saubere Vorlage aber folgende Punkte enthalten:
- Die deutliche Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ – nicht nur „Rechnung“.
- Aussteller und Empfänger mit vollständiger Anschrift.
- Positionen mit Menge, Beschreibung und Einzelpreis sowie den Gesamtbetrag.
- Ein Ausstellungsdatum und, bei Vorkasse, ein Zahlungsziel mit Bankverbindung.
- Den Hinweis, dass das Dokument nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
- Für Export und Zoll zusätzlich Angaben wie Warenursprung, Gewicht oder Zolltarifnummer.
Nach Zahlung und Lieferung folgt die echte (End-)Rechnung mit fortlaufender Nummer und Umsatzsteuerausweis. Welche Angaben dieser verbindliche Beleg zwingend enthalten muss, ist im Detail in Was muss auf eine Rechnung? beschrieben – dieser Beitrag bleibt bewusst bei der Proforma und breitet die Pflichtangaben der echten Rechnung nicht erneut aus.
Proforma-Zweck mit Invoify abbilden
Invoify kennt keinen eigenen „Proforma-Button“ – der typische Zweck einer Proforma-Rechnung lässt sich aber sauber über die vorhandene Belegkette abbilden. Für Vorkasse und Anzahlung ist der Weg über Angebot und Auftragsbestätigung meist der bessere, weil er zur späteren echten Rechnung führt, ohne die Nummernkreise durcheinanderzubringen.
- Angebot erstellenIm geführten Editor mit Live-Vorschau entsteht ein Angebot mit allen Positionen und Preisen. Der Kunde kann es per Link direkt annehmen.
- In Auftragsbestätigung überführenAus dem angenommenen Angebot wird eine Auftragsbestätigung – das konkretisierte, aber noch nicht steuerlich abrechnende Dokument, das den typischen Proforma-Zweck vor Lieferung abdeckt.
- Vorkasse abwickelnAuf dieser Basis zahlt der Kunde vorab. Positionen und Beträge bleiben über die gesamte Kette hinweg konsistent.
- In echte Rechnung umwandelnNach Lieferung oder Leistung wird der Beleg per Umwandlung zur echten Rechnung – mit fortlaufender Nummer, Umsatzsteuerausweis und Pflichtangaben-Prüfung.
Wie die eigentliche Rechnung Schritt für Schritt entsteht und aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben.
Häufige Fragen
Was versteht man unter einer Proforma-Rechnung?
Eine formhalber vorab ausgestellte Aufstellung von Waren oder Leistungen. Sie hat das Aussehen einer Rechnung, ist aber rechtlich ein informatives, vorbereitendes Dokument und keine Rechnung im Sinne des §14 UStG.
Ist eine Proforma-Rechnung rechtsgültig und muss ich sie bezahlen?
Sie ist kein steuerlicher Beleg und begründet für sich keine gesetzliche Zahlungspflicht wie eine echte Rechnung. In der Praxis ist sie aber oft eine Zahlungsaufforderung vor Lieferung: Wer die Ware erhalten will, zahlt auf ihrer Basis – die verbindliche, steuerlich wirksame Rechnung folgt danach.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?
Die echte Rechnung wird nach Lieferung oder Leistung ausgestellt, weist Umsatzsteuer verbindlich aus und trägt eine fortlaufende Rechnungsnummer. Die Proforma-Rechnung entsteht vorab, hat keine steuerliche Wirkung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Berechtigt eine Proforma-Rechnung zum Vorsteuerabzug?
Nein. Da kein steuerpflichtiger Leistungsaustausch dokumentiert wird und es sich nicht um eine Rechnung im Sinne des §14 UStG handelt, kann der Empfänger daraus keine Vorsteuer ziehen. Erst die spätere echte Rechnung ermöglicht den Vorsteuerabzug.