Ist eine Rechnung auf Englisch in Deutschland gültig?
Es gibt keine Vorschrift, dass eine Rechnung in deutscher Sprache verfasst sein muss. Maßgeblich ist der Inhalt: Wer leistet, an wen, was, wann, zu welchem Preis und mit welcher Steuer. Solange diese Angaben vollständig und eindeutig sind, ist eine englische Rechnung genauso wirksam wie eine deutsche.
Die Amtssprache in Behördenverfahren ist allerdings Deutsch (§87 AO). Das Finanzamt kann deshalb im Rahmen einer Prüfung eine Übersetzung fremdsprachiger Belege anfordern. Das ist kein Formfehler und macht die Rechnung nicht ungültig – Sie sollten fremdsprachige Belege aber so aufbewahren, dass die Angaben bei Bedarf erklärbar bleiben.
Für den Vorsteuerabzug müssen die Pflichtangaben nachweisbar und verständlich sein. Welche Angaben das im Einzelnen sind, steht im Ratgeber Was muss auf eine Rechnung. Der grundsätzliche Ablauf ist unter Rechnung schreiben beschrieben – die Sprache ändert an diesen Pflichten nichts.
Wann eine englische oder zweisprachige Rechnung sinnvoll ist
Eine englische Rechnung lohnt sich überall dort, wo der Empfänger kein Deutsch liest oder ein internationaler Prozess dahintersteht:
- Auslandskunden und Export: Empfänger außerhalb des deutschsprachigen Raums.
- EU-B2B: Geschäftskunden mit USt-IdNr. in anderen EU-Ländern, oft mit Reverse-Charge-Hinweis.
- Internationale Plattformen und SaaS: Kunden erwarten englische Belege für ihre Buchhaltung.
- Zweisprachige Belege: Deutsch und Englisch nebeneinander – für Finanzamt und ausländischen Kunden zugleich.
In vielen Fällen ist eine zweisprachige Rechnung die pragmatischste Lösung: Die deutschen Begriffe erfüllen die Erwartung des Finanzamts, die englischen helfen dem Kunden. Der Rechnungsinhalt bleibt identisch – nur die Feldbeschriftung wird doppelt geführt.
Glossar: Rechnungsbegriffe Deutsch ↔ Englisch
Die folgenden Begriffe decken die üblichen Felder einer Rechnung ab. Bei den Pflichtangaben zählt die korrekte Übersetzung, damit Kunde und Prüfer dieselbe Information lesen.
| Deutsch | Englisch | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rechnung | Invoice | Nicht „Bill" als Titel |
| Rechnungsnummer | Invoice number | Fortlaufend, Pflichtangabe |
| Rechnungsdatum | Invoice date | Ausstellungsdatum |
| Leistungsdatum / -zeitraum | Date / Period of supply | Liefer- oder Leistungszeitpunkt |
| Menge | Quantity (Qty) | je Position |
| Einzelpreis | Unit price | Preis pro Einheit |
| Zwischensumme | Subtotal | Summe vor Steuer |
| Nettobetrag | Net amount | Entgelt ohne Steuer |
| Umsatzsteuer / MwSt. | VAT (Value Added Tax) | Satz und Betrag getrennt ausweisen |
| Bruttobetrag / Gesamt | Gross amount / Total | zu zahlender Endbetrag |
| USt-IdNr. | VAT ID / VAT registration number | bei EU-B2B nötig |
| Rechnungsadresse | Billing address | Empfänger der Rechnung |
| Lieferadresse | Delivery / Shipping address | falls abweichend |
| Zahlungsziel / Fälligkeit | Payment terms / Due date | z. B. „within 14 days" |
| Skonto | Cash / Early-payment discount | Nachlass bei früher Zahlung |
| Betrag dankend erhalten | Paid with thanks | Vermerk bei Barzahlung |
Steuerhinweise auf Englisch: Reverse Charge, §19 und Co.
Bei steuerlichen Sonderfällen reicht die reine Übersetzung nicht – hier zählt die exakte Formulierung, weil sie eine Rechtsfolge auslöst. Die drei häufigsten Fälle:
- Reverse Charge: Für „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" schreiben Sie „Reverse charge" bzw. ausführlich „VAT to be accounted for by the recipient". Die Steuer schuldet der Empfänger, es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Kleinunternehmer (§19 UStG): Ohne Umsatzsteuerausweis, mit Hinweis wie „VAT exempt (small business scheme, §19 UStG Germany)".
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Steuerfrei mit Hinweis „VAT-exempt intra-Community supply" und Angabe der USt-IdNr. beider Seiten.
Englische Rechnung schreiben: Schritt für Schritt
Der Aufbau einer englischen Rechnung folgt derselben Logik wie im Deutschen. So gehen Sie vor:
- Kopf und ParteienFirma, Anschrift und Steuernummer bzw. USt-IdNr. von Aussteller und Empfänger („Billing address", bei abweichender Lieferung „Shipping address").
- Nummer und DatenFortlaufende „Invoice number", „Invoice date" und „Date/Period of supply" für den Leistungszeitraum.
- PositionenJe Zeile Beschreibung, „Quantity" und „Unit price"; darunter „Subtotal", Steuer und Gesamtbetrag.
- Steuer ausweisen„Net amount", „VAT" mit Satz und Betrag, „Gross amount / Total" – oder der passende Steuerhinweis bei Reverse Charge, §19 oder innergemeinschaftlicher Lieferung.
- Zahlung und Währung„Payment terms / Due date", Bankdaten (IBAN/BIC), Währung eindeutig als EUR ausweisen, optional „Cash discount" (Skonto).
- Format prüfenZahlenformate konsistent halten (im Englischen Punkt als Dezimaltrennzeichen), Beträge und Steuer noch einmal gegenrechnen.
Ein häufiger Stolperstein sind Zahlenformate: Im Deutschen trennt das Komma die Dezimalstellen, im Englischen der Punkt. Legen Sie sich auf ein Format fest und weisen Sie die Währung klar als EUR aus, damit „1.000" nicht als Tausend statt als eins Komma null gelesen wird.
Unabhängig von der Sprache entscheidet die Vollständigkeit der Pflichtangaben über die Gültigkeit. Der geführte Editor von Invoify zeigt eine Live-Vorschau und prüft, ob die Pflichtangaben gesetzt sind – diese Prüfung ist der eigentliche Kern, gleich ob die Felder deutsch oder englisch beschriftet werden.
Getrennt von der Sprache steht die Frage nach dem Format: Ob und wann eine strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) statt einer PDF nötig ist, klärt der Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht. Eine englische PDF ist damit nicht automatisch eine E-Rechnung.
Häufige Fragen
Wie nennt man eine Rechnung auf Englisch?
Der geschäftliche Standardbegriff ist „invoice". „Bill" ist umgangssprachlich und wird eher im Restaurant oder für laufende Abrechnungen wie Strom oder Telefon verwendet – auf einer Geschäftsrechnung sollte „Invoice" stehen.
Ist eine Rechnung auf Englisch in Deutschland gültig und akzeptiert das Finanzamt sie?
Ja. Eine Rechnung darf in einer Fremdsprache ausgestellt werden, es gelten dieselben Pflichtangaben nach §14 UStG. Das Finanzamt kann nach §87 AO für die Prüfung eine Übersetzung verlangen – die Rechnung bleibt dennoch gültig.
Wie schreibe ich eine Rechnung auf Englisch?
Wie im Deutschen: Aussteller und Empfänger, „Invoice number" und Datum, Positionen mit „Quantity" und „Unit price", dazu „Net amount", „VAT", „Total" sowie „Payment terms". Bei Sonderfällen den passenden Steuerhinweis ergänzen, etwa „Reverse charge".
Was heißt USt-IdNr. und Reverse Charge auf Englisch?
USt-IdNr. ist die „VAT ID" bzw. „VAT registration number". „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" heißt „Reverse charge" (ausführlich „VAT to be accounted for by the recipient"), wobei keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.