Warenannahme und Wareneingang sind nicht dasselbe
Diese Trennung verhindert, dass eine ungeprüfte Palette sofort als verkaufsfähiger Bestand erscheint. Lieferschein, Einkaufsbestellung und reale Lieferung können voneinander abweichen: Eine Position fehlt, eine andere kommt teilweise oder beschädigt an, oder der Einkaufspreis wurde geändert.
Der gesamte Kreislauf aus Einkauf, Bestand, Verkauf und Retoure ist auf der Seite Warenwirtschaft in Invoify beschrieben. Der Wareneingang besitzt darin den klar abgegrenzten Zugangsschritt.
Wareneingang in sechs Schritten buchen
- Lieferung zuordnenEinkaufsbestellung, Lieferant, Lieferschein und externe Belegnummer abgleichen.
- Mengen prüfenBestellte und tatsächlich gelieferte Menge je Position gegenüberstellen.
- Qualität prüfenVerkaufsfähige Gutmenge und beschädigte oder gesperrte Menge getrennt erfassen.
- Preis kontrollierenTatsächlichen Einkaufspreis mit Bestellung und Lieferantenbeleg vergleichen.
- Lagerplatz wählenBei mehreren Plätzen die Gutmenge dem richtigen Zielplatz zuordnen.
- Buchung festschreibenBestand, offener Bestellrest und Bewegungshistorie gemeinsam aktualisieren.
Teil-Wareneingang, Schadmenge und Sperrbestand
Bei einer Teillieferung bleibt die Bestellung offen. Wird von 100 bestellten Stück zunächst nur 60 geliefert, werden diese 60 erfasst; die restlichen 40 bleiben als offen sichtbar. Ein zweiter Wareneingang kann später denselben Vorgang vervollständigen.
Beschädigte Ware darf nicht in den frei verfügbaren Bestand eingehen. Sie wird als Schadmenge beziehungsweise Sperrbestand geführt und anschließend freigegeben oder abgeschrieben. Damit bleibt erkennbar, dass die Ware physisch eingetroffen ist, aber noch nicht verkauft werden darf.
- Gutmenge erhöht den verkaufsfähigen Bestand.
- Schadmenge landet zunächst im gesonderten Sperrbestand.
- Offene Restmenge bleibt an der Einkaufsbestellung sichtbar.
- Eine spätere Korrektur erhält Bezug zur ursprünglichen Buchung.
Praxisbeispiel: Lieferung mit Schaden und Restmenge
| Position | Bestellt | Gut | Schaden | Weiter offen |
|---|---|---|---|---|
| Kaffeebecher weiß | 100 | 56 | 4 | 40 |
| Versandkarton M | 50 | 50 | 0 | 0 |
Die Buchung erhöht den verfügbaren Bestand der Becher um 56 und den Sperrbestand um 4. Die Bestellung bleibt wegen der fehlenden 40 Becher teilgeliefert. Die Kartons sind vollständig eingegangen. Eine solche Darstellung ist aussagekräftiger als eine einzige Gesamtmenge von 110.
Wareneingang mit Invoify erfassen
Invoify führt den Wareneingang direkt an einer freigegebenen Einkaufsbestellung. Je Position werden Gutmenge, Schadmenge und tatsächlicher Einkaufspreis erfasst. Bei mehreren Lagerplätzen kommt die Zielplatzwahl hinzu; bei einem Platz bleibt der Ablauf bewusst schlank.
Die Buchung aktualisiert den letzten Einkaufspreis und den gleitenden Durchschnittspreis des Artikels. Wiederholte technische Requests werden über eine Request-ID gegen Doppelbuchungen geschützt. Bereits festgeschriebene Wareneingänge werden nicht überschrieben, sondern über append-only Korrekturen nachvollziehbar berichtigt.
Was nach dem Eingang beim Zusammenstellen von Kundenaufträgen passiert, zeigt der Ratgeber zur Kommissionierung.
Typische Fehler beim Wareneingang
- Bestellmenge statt tatsächlich gelieferter Menge buchen.
- Beschädigte Ware direkt als verfügbar einlagern.
- Teillieferung versehentlich als vollständige Bestellung abschließen.
- Falschen Lagerplatz oder falschen Artikel verwenden.
- Einkaufspreis ungeprüft übernehmen und damit die Lagerbewertung verfälschen.
- Eine alte Buchung still überschreiben statt nachvollziehbar korrigieren.
Häufige Fragen
Was gehört alles zum Wareneingang?
Zum Wareneingang gehören der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Mengen- und Qualitätsprüfung, Trennung von Gut- und Schadmenge, Lagerzuordnung, Bestandsbuchung und Dokumentation von Abweichungen.
Was ist der Unterschied zwischen Warenannahme und Wareneingang?
Die Warenannahme ist die physische Übernahme der Lieferung. Der Wareneingang umfasst zusätzlich Prüfung, Dokumentation und Buchung in Bestand und Einkaufsprozess.
Wie buche ich eine Teillieferung?
Es wird nur die tatsächlich eingetroffene Gut- und Schadmenge erfasst. Die übrige Bestellmenge bleibt offen und kann mit einem späteren Wareneingang abgeschlossen werden.
Darf ein gebuchter Wareneingang überschrieben werden?
Für eine nachvollziehbare Historie sollte eine bereits festgeschriebene Buchung nicht still geändert werden. Abweichungen werden über eine dokumentierte Korrekturbuchung berichtigt.