Was ist ein Lieferschein?
Der Lieferschein beantwortet eine einzige Frage: Was und wie viel wurde geliefert? Er liegt der Warensendung bei oder wird ihr digital zugeordnet und gibt dem Empfänger eine überprüfbare Grundlage in die Hand. Beim Wareneingang lässt sich damit abgleichen, ob die gelieferte Menge und die Artikel mit dem übereinstimmen, was bestellt wurde.
Aus Sicht des liefernden Betriebs erfüllt der Lieferschein drei Aufgaben: Er ist ein Nachweis, dass die Ware das Haus verlassen hat, er ist die Grundlage für die Wareneingangskontrolle beim Empfänger, und er ist die Vorlage für die spätere Rechnung. Weil er keine Zahlung auslöst, ist er bewusst schlanker gehalten als die Rechnung – Preise fehlen beim sogenannten neutralen Lieferschein ganz.
Lieferschein vs. Rechnung: der Unterschied
Lieferschein und Rechnung werden oft in einem Atemzug genannt, dokumentieren aber unterschiedliche Dinge. Der Lieferschein hält den Warenfluss fest, die Rechnung den Geldfluss. Sie ersetzen einander nicht: Auch wer einen Lieferschein ausgestellt hat, braucht für die Zahlungsaufforderung weiterhin eine Rechnung.
| Merkmal | Lieferschein | Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Dokumentiert, was und wie viel geliefert wurde | Fordert die Zahlung für die Leistung |
| Preise | In der Regel keine (neutraler Lieferschein) | Immer, mit Netto-, Steuer- und Bruttobetrag |
| Umsatzsteuer | Wird nicht ausgewiesen | Wird ausgewiesen, sofern steuerpflichtig |
| Zahlungsaufforderung | Nein | Ja |
| Pflichtangaben | Keine gesetzlich vorgeschriebenen | Gesetzliche Pflichtangaben nach UStG |
| Bezug zur Sendung | Begleitet die Warensendung | Wird separat gestellt oder versendet |
Welche Angaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, breiten wir hier bewusst nicht aus – das erklärt der Pillar-Ratgeber Rechnung schreiben im Detail. Für den Lieferschein gilt dagegen: Es gibt keinen gesetzlichen Pflichtkatalog, sondern nur eine kaufmännisch sinnvolle Struktur.
Was gehört auf einen Lieferschein?
Die folgenden Angaben sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, haben sich in der Praxis aber bewährt. Sie machen den Lieferschein eindeutig, verknüpfbar und für den Wareneingang brauchbar. Eine Vorlage, die diese Punkte abdeckt, lässt sich beliebig oft wiederverwenden.
- Absender und Empfänger: der liefernde Betrieb sowie der Kunde mit vollständiger Anschrift.
- Abweichende Lieferadresse: falls die Ware nicht an die Rechnungsanschrift geht.
- Lieferdatum: der Tag, an dem die Ware versendet oder übergeben wurde.
- Fortlaufende Lieferschein-Nummer: eindeutig und nachvollziehbar vergeben.
- Bezug zur Bestellung: Nummer der Bestellung oder Auftragsbestätigung.
- Positionen: je Artikel die Menge und eine klare Bezeichnung der Ware.
- Lieferumfang: Hinweis, ob es sich um eine Voll- oder Teillieferung handelt.
- Meist ohne Preise: der neutrale Lieferschein verzichtet auf Beträge und Umsatzsteuer.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein. In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, für jede Lieferung einen Lieferschein auszustellen. Der Lieferschein ist ein kaufmännisches Hilfsdokument – kein Steuerbeleg, den das Gesetz für jeden Warenausgang verlangt.
Trotzdem ist er in der Praxis fast überall im Einsatz, weil er handfeste Vorteile bringt. Er weist nach, dass geliefert wurde, er erlaubt dem Empfänger eine strukturierte Wareneingangskontrolle, und er dient als Grundlage für die spätere Rechnung. Bei Reklamationen oder Streit über Mengen ist ein unterschriebener oder digital bestätigter Lieferschein ein wertvoller Nachweis.
Wie Lieferung, Wareneingang und Bestand zusammenspielen, zeigt der Überblick zur Warenwirtschaft. Dort ordnet sich der Lieferschein als ein Baustein in den gesamten Warenfluss ein.
Aufbewahrung und englischer Begriff
Zur Aufbewahrungsfrist gilt kurz gefasst: Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, greifen die allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Ein reines Warenbegleitpapier dagegen, dessen Inhalt vollständig in die Rechnung übernommen wird, muss nach dem Bürokratieentlastungsgesetz nicht zwingend aufbewahrt werden. Die Fristen und Ausnahmen im Detail behandelt der eigene Beitrag zur Rechnung-Aufbewahrungsfrist.
Lieferschein auf Englisch
Der Lieferschein heißt auf Englisch "delivery note"; die reine Packliste, die den Inhalt eines Pakets auflistet, wird als "packing slip" bezeichnet. Für den internationalen Versand genügt in der Regel der Begriff "delivery note".
Lieferscheine in der Belegkette
In Invoify entsteht der Lieferschein nicht isoliert, sondern als Teil einer durchgängigen Belegkette: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung sind miteinander verknüpft. So bleibt nachvollziehbar, welche Bestellung zu welcher Lieferung und welcher Rechnung gehört – ohne die Daten mehrfach von Hand zu erfassen.
Lieferscheine lassen sich dabei splitten: Wird eine Bestellung in mehreren Teil-Lieferungen versendet, kann jede Teilmenge einen eigenen Lieferschein erhalten, während der Bezug zum ursprünglichen Auftrag erhalten bleibt. Ob der Lieferschein mit oder ohne Preise gedruckt wird, ist wählbar – der neutrale Lieferschein für die Warensendung und die vollständige Rechnung für die Buchhaltung entstehen aus denselben Positionsdaten.
Wie sich Lieferungen und Bestände darüber hinaus verwalten lassen, beschreibt der Bereich Warenwirtschaft. Der Lieferschein ist dort der Beleg, der den Übergang von der Bestellung zur fertigen Rechnung dokumentiert.
Häufige Fragen
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Warenbegleitpapier, das Art und Menge der gelieferten Ware dokumentiert. Er begleitet die Sendung und dient dem Empfänger als Grundlage für die Wareneingangskontrolle. Preise enthält er in der Regel nicht, und er fordert auch keine Zahlung.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Der Lieferschein dokumentiert, was und wie viel geliefert wurde. Die Rechnung fordert die Zahlung und weist Preise sowie – bei steuerpflichtigen Umsätzen – die Umsatzsteuer aus. Beide Belege ersetzen einander nicht, sondern ergänzen sich in der Belegkette.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein. In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, für jede Lieferung einen Lieferschein auszustellen. Er ist ein kaufmännisches Hilfsdokument, das die Lieferung nachweist und die Wareneingangskontrolle sowie die spätere Rechnung erleichtert.
Muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gelten die allgemeinen Aufbewahrungsfristen. Ein reines Warenbegleitpapier, dessen Inhalt vollständig in die Rechnung übernommen wird, muss nach dem Bürokratieentlastungsgesetz nicht zwingend aufbewahrt werden. Die Details behandelt der Beitrag zur Rechnung-Aufbewahrungsfrist.