Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: 8 Jahre

Die Frist im Überblick: acht Jahre statt zehn

Kurzantwort: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Grundlage sind §14b UStG für das Rechnungsdoppel und die erhaltenen Rechnungen sowie §147 AO für Buchungsbelege. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025.

Aufzubewahren sind beide Seiten des Vorgangs: das Doppel jeder selbst ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Eingangsrechnung. Die Pflicht trifft jeden Unternehmer – unabhängig von Rechtsform und Größe, auch Kleinunternehmer. Die Verkürzung gilt dabei nicht nur für neue Belege, sondern für alle Rechnungen, deren zehnjährige Frist beim Inkrafttreten noch nicht abgelaufen war.

Welche Frist für welche Unterlage?

Unterlage	Frist	Grundlage
Ausgangs- und Eingangsrechnungen (Buchungsbelege)	8 Jahre	§14b UStG, §147 AO
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§147 AO
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§147 AO
Rechnungen von Nichtunternehmern bei Grundstücksleistungen	2 Jahre	§14b UStG

Nicht zu früh löschen:Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist – etwa bei laufenden Betriebsprüfungen oder offenen Verfahren. Im Zweifel gilt: länger aufbewahren.

Fristbeginn: das Kalenderjahresende zählt

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie endet deshalb nie mitten im Jahr:

Rechnung ausgestellt	Fristbeginn	Aufbewahren bis
15.03.2025	31.12.2025	31.12.2033
20.07.2026	31.12.2026	31.12.2034
30.12.2026	31.12.2026	31.12.2034

Eine im Dezember ausgestellte Rechnung ist also praktisch genauso lange aufzubewahren wie eine vom Januar desselben Jahres.

Elektronisch aufbewahren: zulässig und üblich

E-Rechnungen: Der strukturierte Datensatz (etwa XRechnung oder der XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung) ist im Originalformat aufzubewahren – ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.
Papierrechnungen: Dürfen digitalisiert werden, wenn das Verfahren den GoBD entspricht und die bildliche Übereinstimmung gewahrt bleibt.
Unveränderbarkeit: Nach §146 Abs. 4 AO darf der ursprüngliche Inhalt nicht unkenntlich gemacht werden – nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
Lesbarkeit und Zugriff: Die Belege müssen über die gesamte Frist lesbar und auffindbar bleiben – originär digitale Daten zudem maschinell auswertbar – auch nach einem Systemwechsel.

Welche Formate bei elektronischen Rechnungen üblich sind, erklärt der Beitrag ZUGFeRD vs. XRechnung; die Pflichten rund um den Empfang behandelt der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht.

Sonderfälle, die oft übersehen werden

Privatpersonen und Grundstücksleistungen: Bei Handwerker- und anderen Grundstücksleistungen müssen auch Nichtunternehmer die Rechnung zwei Jahre aufbewahren – die Rechnung muss auf diese Pflicht hinweisen.
Kleinunternehmer: Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
Verlust des Belegs: Fehlende Eingangsrechnungen gefährden den Vorsteuerabzug; für verlorene Belege sollte zeitnah Ersatz beim Aussteller angefordert werden.
Systemwechsel: Beim Wechsel der Software müssen Altbelege weiterhin lesbar und auswertbar bereitstehen – exportieren statt verwerfen.

Aufbewahrung mit Invoify

Belege bleiben unveränderbarFertiggestellte Rechnungen, Storno- und Gutschriftsbelege werden festgeschrieben und nicht mehr still überschrieben – Korrekturen laufen über nachvollziehbare Folgebelege.
PDF-Archiv je BelegZu jedem festgeschriebenen Beleg archiviert Invoify das erzeugte PDF, sodass der Beleg später unverändert abrufbar ist.
Eingangsbelege sammelnDie Belegbox nimmt Eingangsrechnungen und Quittungen auf und hält sie geordnet an einem Ort fest.

Ehrliche Abgrenzung: Invoify unterstützt die geordnete, unveränderbare Ablage der eigenen Belege, ist aber kein zertifiziertes Langzeitarchiv und übernimmt keine automatische Löschfristen-Verwaltung. Die Verantwortung für die vollständige Aufbewahrungsstrategie – inklusive Backups und Export beim Systemwechsel – bleibt beim Unternehmen. Bei versendeten oder empfangenen E-Rechnungen gehört zusätzlich die strukturierte Originaldatei in die Ablage – ein PDF ersetzt sie nicht.

Häufige Fehler bei der Aufbewahrung

Die Frist ab Rechnungsdatum statt ab Jahresende rechnen.
E-Rechnungen nur als Ausdruck oder Bild-PDF ablegen und den strukturierten Datensatz verwerfen.
Belege vor Ablauf laufender Prüfungen oder offener Verfahren löschen.
Eingangsrechnungen unsortiert in E-Mail-Postfächern belassen, statt sie geordnet abzulegen.
Beim Softwarewechsel Altbelege nicht exportieren.
Die zweijährige Aufbewahrungspflicht für Privatkunden bei Grundstücksleistungen nicht auf der Rechnung erwähnen.

Fachlicher Hinweis:Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz allgemein wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für einzelne Branchen können abweichende oder längere Fristen gelten.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind als Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§14b UStG, §147 AO). Bis Ende 2024 galten zehn Jahre; die verkürzte Frist gilt für alle Rechnungen, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 20.07.2026 ist damit bis zum 31.12.2034 aufzubewahren.

Dürfen Rechnungen rein digital aufbewahrt werden?

Ja. Papierrechnungen dürfen unter den GoBD-Anforderungen digitalisiert werden; E-Rechnungen sind ohnehin in ihrem strukturierten Originalformat zu speichern. Entscheidend sind Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Auffindbarkeit über die gesamte Frist.

Müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?

Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – etwa Handwerkerleistungen – müssen auch Nichtunternehmer die Rechnung zwei Jahre aufbewahren; auf diese Pflicht muss die Rechnung hinweisen (§14b UStG).

Hinweis: Der Beitrag erläutert allgemeine Grundsätze und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Sonderfällen sind der konkrete Sachverhalt und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben maßgeblich.