Rechnung an Kleinunternehmer 2027: mit oder ohne Umsatzsteuer?

Wer ist Kleinunternehmer: Ihr Unternehmen oder der Kunde?

Die häufige Frage „Rechnung an Kleinunternehmer mit oder ohne MwSt.?“ vermischt zwei Unternehmen. Sie sind der Leistungserbringer und erstellen die Rechnung. Der Kunde ist der Leistungsempfänger. Die KU-Befreiung des Kunden betrifft zunächst seine eigenen begünstigten Umsätze. Sie wird nicht automatisch auf die Umsätze seiner Lieferanten übertragen. Für Ihre Rechnung müssen deshalb Ihr eigener Status, die Leistung und der einschlägige Steuerfall feststehen.

Ein fehlender Vorsteuerabzug beim Kunden ändert diesen Zusammenhang nicht. Ein regelbesteuerter Verkäufer kann auf einer gewöhnlichen steuerpflichtigen Inlandsleistung Umsatzsteuer schulden, auch wenn der Kunde diese Steuer wirtschaftlich als Kosten trägt. Umgekehrt darf ein selbst steuerbefreiter KU-Verkäufer keinen Steuerbetrag hinzufügen, damit sein Firmenkunde einen Vorsteuerbetrag erhält. Die Entscheidung folgt der Leistung und der gesetzlichen Behandlung; sie ist keine frei auswählbare Preisoption für den Käufer.

Die folgenden Fälle setzen jeweils eine gewöhnliche deutsche Inlandsleistung voraus. Steuerbefreite besondere Leistungen, Reverse Charge und grenzüberschreitende Sachverhalte werden gesondert behandelt. Für die eigene KU-Statusentscheidung bleibt Kleinunternehmerregelung und Rechnung zuständig. Hier geht es um die Verkäuferperspektive: Sie haben einen als KU eingeordneten Kunden und müssen den richtigen eigenen Ausgangsbeleg erstellen.

Drei Verkäufer-/Kundenkombinationen im Preisvergleich

Im ersten Fall liefert ein regelbesteuerter deutscher Unternehmer eine gewöhnliche mit 19 Prozent steuerpflichtige Leistung. Der vertraglich vereinbarte Nettopreis beträgt 100 Euro. Der Rechnungsbetrag ist 119 Euro. Dass der empfangende KU die Leistung für steuerfreie eigene KU-Umsätze verwendet, verwandelt diese Lieferantenleistung nicht in eine Steuerbefreiung. Eine allgemeine Aussage „An KU immer ohne MwSt.“ würde hier einen falschen Ausgangsbeleg erzeugen.

Im zweiten Fall erbringt ein deutscher KU eine tatsächlich begünstigte Inlandsleistung. Ein Gesamtpreis von 100 Euro ist vereinbart. Der regelbesteuerte Kunde erhält einen Beleg mit dem passenden Befreiungshinweis und ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Er kann nicht einfach 19 Euro aus dem Gesamtpreis als ausgewiesene Vorsteuer behandeln. Wenn er eine Rechnung „mit MwSt.“ verlangt, ist der konkrete Grund seiner Rückfrage zu klären; der Wunsch schafft keine Berechtigung zum Steuerausweis.

Im dritten Fall sind beide Parteien KU. Auch hier wird die Befreiung anhand des konkreten Umsatzes des Verkäufers geprüft. Die Rechnung enthält den zutreffenden Hinweis, statt die beiden KU-Eigenschaften als Begründung für einen beliebigen Nullbetrag zu verwenden. Falls der Verkäufer im Laufe des Jahres seinen Status für einen Umsatz nicht mehr anwenden darf, schützt der gleichbleibende KU-Status des Kunden nicht vor der notwendigen Neubewertung. Die Verkäuferseite bleibt maßgeblich.

Vorsteuerabzug und eigener Angebotspreis sind verschiedene Fragen

Ein Kunde kann den Preis wirtschaftlich unterschiedlich wahrnehmen. Im 119-Euro-Beispiel ist der gesamte gezahlte Betrag für einen reinen KU-Geschäftsfall gegebenenfalls Kosten, weil die Leistung für steuerfreie Umsätze eingesetzt wird. Bei einem zum Vorsteuerabzug berechtigten regelbesteuerten Empfänger wäre ein zulässiger Vorsteuerabzug eigenständig zu prüfen. Der bestehende Ratgeber Vorsteuerabzugsberechtigung behandelt die gesetzlichen Voraussetzungen, nicht diese Preisverhandlung.

Sie können unabhängig davon einen Preisnachlass vereinbaren. Soll der steuerpflichtige Verkäufer seinen bisherigen Gesamtpreis von 119 Euro wirksam auf 107,10 Euro reduzieren, kann im angenommenen 19-Prozent-Fall beispielsweise ein Nettopreis von 90 Euro mit 17,10 Euro Steuer abgerechnet werden. Das ist ein anderer wirtschaftlicher Preis, nicht eine Befreiung aufgrund des KU-Kunden. Dokumentieren Sie den tatsächlich vereinbarten Nachlass und rechnen Sie die Positionen nachvollziehbar neu aus.

Wenn hingegen bereits ein bestimmter Endpreis vereinbart ist, sollte nicht nachträglich ohne Prüfung „Umsatzsteuer extra“ verlangt werden. Vergleichen Sie Angebot und Vertrag mit dem eigenen zutreffenden Steuerfall. Ein unklarer Nettotext kann ein Kommunikations- oder Vertragsproblem sein. Die KU-Eigenschaft des Kunden löst dieses Problem nicht automatisch. Bei einem noch nicht angenommenen Angebot können Sie den Gesamtpreis und die Steuerbehandlung vor Vertragsschluss deutlich erläutern.

Praktisch hilft eine schriftliche Bestätigung, die Angebot und Rechnung verbindet. Im ersten Beispiel könnte sie lauten: „Die vereinbarte Leistung kostet insgesamt 119,00 Euro; darin sind im angenommenen Steuerfall 19,00 Euro Umsatzsteuer enthalten.“ Beim KU-Verkäufer würde dieselbe Bestätigung den vereinbarten Gesamtpreis und die Befreiung benennen. So bleibt erkennbar, welchen Betrag der Kunde tatsächlich bestellt hat. Ein bloßes Umschalten zwischen den Bezeichnungen netto und brutto darf keine neue Forderung erzeugen, die vorher nie vereinbart war.

Auch im Zahlungsabgleich bleiben die Rollen getrennt. Überweist der KU-Kunde auf eine zutreffende 119-Euro-Rechnung nur 100 Euro mit dem Hinweis „kein Vorsteuerabzug“, sind zunächst 19 Euro weniger eingegangen als angefordert. Ob der Rest noch geschuldet ist, folgt aus Rechnung, Auftrag und eventueller nachträglicher Vereinbarung. Löschen Sie den Steuerbetrag nicht allein wegen dieses Zahlungstextes. Klären Sie, ob ein Nachlass vereinbart, eine Teilzahlung geleistet oder der Vertrag anders verstanden wurde; erst daraus ergibt sich der nächste Belegschritt.

Eine sachliche Antwort auf „Bitte ohne Umsatzsteuer“

Dieses Muster ist nur für den ausdrücklich angenommenen steuerpflichtigen Inlandsfall gedacht. Verwenden Sie es nicht pauschal für eine steuerbefreite Heilbehandlung, einen Reverse-Charge-Umsatz oder eine ausländische Leistung. Der richtige Antworttext ergibt sich aus Ihrem geprüften Geschäft. Für einen KU-Verkäufer wäre der Inhalt anders: Dann erklären Sie die tatsächlich geltende Befreiung und den Gesamtpreis ohne gesonderten Steuerbetrag. Die Antwort sollte den Sachverhalt erklären, statt dem Kunden eine falsche Steueroption anzubieten.

Fragt der Kunde lediglich nach einer fehlenden Bestellreferenz, brauchen Sie keine lange Steuererklärung. Ergänzen oder berichtigen Sie den tatsächlich betroffenen Rechnungsbezug auf dem passenden Weg. Wenn er dagegen die gesamte Empfängerrolle bestreitet, ist der vereinbarte Auftraggeber zu prüfen. Eine Rechnung an das falsche Unternehmen wird nicht durch die Aussage geheilt, alle Parteien seien ohnehin Kleinunternehmer. Die Identität des Leistungsempfängers ist eine eigenständige Rechnungsfrage.

Der KU-Kunde kann trotzdem eine E-Rechnung empfangen müssen

Die KU-Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung betrifft die entsprechenden Umsätze des KU-Ausstellers. Sie ist keine allgemeine Empfangsausnahme für KU-Kunden. Das BMF erläutert in seiner E-Rechnungs-FAQ, dass Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können müssen. Ein regelbesteuerter Anbieter darf daher nicht pauschal aus „Kunde ist KU“ ableiten, dass sein eigener B2B-Ausgangsumsatz keine Formatpflicht auslösen kann.

Für 2027 ist diese Rollenunterscheidung besonders praktisch. Die Ausstellungspflicht des konkreten Lieferanten wird anhand des einschlägigen Umsatzes, der Übergangsregeln und der Ausnahmen geprüft. Deren vollständige Darstellung bleibt auf E-Rechnung-Pflicht und Übergangsfristen. Für die eigene KU-Empfängerrolle verweist E-Rechnung für Kleinunternehmer auf den Empfang und die Ausstellungsausnahme. Die steuerliche Preiszeile und das Dateiformat werden anschließend getrennt kontrolliert.

Wenn der Kunde einen bestimmten Rechnungseingang, eine Bestellreferenz oder ein strukturiertes Format vorgibt, klären Sie diese Anforderungen vor dem Versand. Eine gewöhnliche PDF mit der Überschrift „E-Rechnung“ enthält nicht allein deshalb strukturierte Rechnungsdaten. Umgekehrt ändert eine tatsächlich strukturierte Rechnung weder Ihren Steuerstatus noch den vereinbarten Preis. Der gewählte Export soll den vorher geprüften Inhalt übertragen und nicht den fachlichen Sachverhalt erraten.

Bei Reverse Charge oder Steuerbefreiung nicht beim Namen „KU“ stehen bleiben

Ein Sondertatbestand kann dazu führen, dass auch ein nicht als KU eingeordneter Anbieter keine Umsatzsteuer gesondert ausweist. Das kann beispielsweise bei einer konkret passenden Steuerbefreiung oder einer Steuerschuldnerschaft des Empfängers vorkommen. Dann gehört der zutreffende gesetzliche Hinweis auf die Rechnung. Der Grund ist weiterhin der tatsächliche Umsatz und nicht eine allgemeine KU-Bescheinigung des Kunden. Der Ratgeber §13b-Rechnung erläutert die Inlandsfälle.

Bei einem ausländischen KU-Kunden sind außerdem Land, Empfängerrolle und Leistungsort zu prüfen. Ein ausländischer Kleinunternehmerstatus ist nicht automatisch eine deutsche §19-Befreiung für Ihren eigenen Ausgangsumsatz. Für den allgemeinen Länderablauf verwenden Sie den bestehenden Ratgeber Rechnung ins EU-Ausland. Falls Sie selbst deutscher KU sind, ist KU-Ausgangsrechnung ins Ausland die besondere Rollenentscheidung.

Kundendaten und eigenen Beleg-Steuerfall richtig verbinden

Invoify verwaltet Kunden und Ausgangsbelege. Der KU-Firmenstandard beschreibt Ihre eigene Firma, nicht die steuerliche Behandlung jedes als KU bezeichneten Kontakts. Wählen und prüfen Sie den Steuerfall der konkreten Rechnung. Fehlende USt-IdNr. beim Kunden, ein privater Ansprechpartner oder eine Bitte um eine Rechnung ohne Steuer sind keine automatischen Ersatzkriterien. Vergleichen Sie das erzeugte Dokument mit dem tatsächlichen Auftrag und dem zuvor festgestellten eigenen Umsatz.

• Eigene Verkäuferrolle und KU-Empfängerrolle nicht gleichsetzen.
• Preisvereinbarung vor einer Änderung der Forderung prüfen.
• Steuerbetrag aus dem konkreten eigenen Umsatz ableiten.
• Nicht fehlende USt-IdNr. mit Privatkundeneigenschaft verwechseln.
• B2B-Formatfrage unabhängig von der KU-Ausstellungsausnahme prüfen.
• Unzutreffende ausgegebene Belege nachvollziehbar berichtigen.

Bei einer späteren Rückfrage behalten Sie denselben Rollenabgleich bei. Wurde nur der KU-Status des Kunden ergänzt, kann der eigene steuerpflichtige Inlandssachverhalt unverändert richtig sein. Wurde dagegen eine tatsächlich andere Leistung oder ein anderer Auftraggeber festgestellt, wird der passende Korrekturweg gewählt. Ein Statuswechsel im Kontakt darf deshalb weder automatisch alle vorhandenen Rechnungen ändern noch eine schon richtige Steuerzeile entfernen.

Primärquellen und Rechtsstand

§ 19 UStG: KU-Befreiung · § 14 UStG: Rechnungsrolle · § 15 UStG: Vorsteuer · BMF: E-Rechnung und KU-Empfänger

Rechtsstand und Quellenprüfung: 2. Oktober 2026. Die Beispiele beziehen sich auf 2027 und die derzeit geltenden Regeln. Die Jahreszahl bezeichnet keine neu beschlossene Gesetzesänderung. Vor dem Jahreswechsel werden die Quellen erneut geprüft; nächste redaktionelle Prüfung spätestens am 15. Dezember 2026. Alle Fallbeträge und Beteiligten sind fiktiv.