Schlussrechnung erstellen: Abschläge, Umsatzsteuer und Restbetrag richtig abrechnen

Was ist eine Schlussrechnung?

Der Begriff begegnet besonders bei Bau-, Handwerks-, Agentur- und länger laufenden Projektaufträgen. Wirtschaftlich entsteht nicht für jeden Abschlag ein neues, isoliertes Projekt. Die Zwischenrechnungen finanzieren den Fortgang oder vergüten erreichte Leistungsstände. Erst die Schlussrechnung führt den Auftrag als Ganzes zusammen und macht sichtbar, ob Vertrag, Nachträge, Leistungsumfang und Zahlungen vollständig berücksichtigt wurden.

Für die Umsatzsteuer ist der Geldfluss wichtig. Wurden vor Ausführung oder während des Projekts Teilentgelte vereinnahmt und darüber Rechnungen erteilt, dürfen diese Beträge in der abschließenden Rechnung nicht ein zweites Mal belastet werden. § 14 Abs. 5 UStG verlangt deshalb die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge.

Schlussrechnung, Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung unterscheiden

Die Bezeichnung allein entscheidet nicht. Eine als „Schlussrechnung“ überschriebene Datei ist keine belastbare Endabrechnung, wenn sie nur den letzten Bauabschnitt zeigt. Umgekehrt kann eine abschließende Abrechnung auch dann eine Schlussrechnung sein, wenn im Vertrag ein anderer Begriff verwendet wurde. Maßgeblich ist, ob sie die Gesamtleistung und die vorherigen Teilentgelte abschließend zusammenführt.

Die Abschlagsrechnung bleibt der Owner für Zwischenstände. Zahlungen vor Beginn behandelt die Anzahlungsrechnung. Diese Seite übernimmt ausschließlich den Nutzerentscheid, wie nach Abschluss korrekt endabgerechnet wird.

Welche Angaben gehören in eine Schlussrechnung?

Auch die Schlussrechnung ist eine Rechnung und benötigt die allgemeinen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise einen zutreffenden Befreiungshinweis. Der Überblick Was muss auf eine Rechnung? erklärt diese Basisfelder im Detail.

• eindeutige Bezeichnung des Projekts, Vertrags oder Angebots
• Gesamtleistung einschließlich freigegebener Nachträge und Minderungen
• Leistungsdatum oder abgeschlossener Leistungszeitraum
• Aufschlüsselung nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• jede vereinnahmte Teilzahlung mit Beleg- und Zahlungsbezug
• Netto- und Steueranteil jedes abzuziehenden Teilentgelts
• verbleibender Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
• Zahlungsziel und eindeutige Bank- beziehungsweise Referenzangaben

Schlussrechnung in sieben Schritten erstellen

1. Vertragsbasis festhaltenAngebot, Auftrag, Vergütungssystem und vereinbarte Änderungen auf denselben Projektstand bringen.
2. Gesamtleistung erfassenAlle ausgeführten Positionen, Mengen, Pauschalen und freigegebenen Nachträge vollständig zusammenstellen.
3. Leistungszeitpunkt bestimmenAbnahme, Fertigstellung oder maßgeblichen Leistungszeitraum fachlich prüfen und dokumentieren.
4. Gesamtentgelt berechnenNetto, Steuersätze, Steuerbeträge und Brutto für die gesamte Leistung rechnen.
5. Teilentgelte abstimmenZahlungseingänge den Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen eindeutig zuordnen.
6. Abschläge absetzenVereinnahmte Netto- und Steuerbeträge separat vom Gesamtentgelt abziehen.
7. Restbetrag freigebenRechenweg, Nachträge, Zahlungsziel, Bankdaten und Belegreferenzen vor Versand kontrollieren.

Bei Projekten mit vielen Teilzahlungen empfiehlt sich eine eigene Abstimmzeile je Zahlung. Eine reine Summe „abzüglich Abschläge“ ist zwar kurz, erschwert aber die Kontrolle. Mit Datum, Rechnungsnummer, Zahlungseingang, Netto, Umsatzsteuer und Brutto lässt sich jede Anrechnung sowohl vom Kunden als auch intern nachvollziehen.

Schlussrechnung mit Abschlägen: vollständiges Beispiel

Ein Handwerksprojekt umfasst nach Aufmaß und freigegebenem Nachtrag eine Gesamtleistung von 24.000,00 Euro netto. Es gilt einheitlich 19 Prozent Umsatzsteuer. Während der Ausführung wurden zwei Abschläge vollständig bezahlt: 7.140,00 Euro brutto und 9.520,00 Euro brutto.

Die Schlussrechnung zeigt damit nicht nur 11.900,00 Euro als Zahlbetrag, sondern den Weg dorthin. Hätte der Kunde den zweiten Abschlag nur teilweise mit 4.760,00 Euro brutto bezahlt, dürfte nicht der volle Rechnungsbetrag als vereinnahmtes Teilentgelt abgesetzt werden. Dann wären lediglich 4.000,00 Euro netto und 760,00 Euro Umsatzsteuer aus dieser Zahlung anzurechnen; der offene Teil bliebe Bestandteil der Restforderung.

Bei mehreren Steuersätzen wird jede Gruppe getrennt gerechnet. Ein pauschaler Bruttoabzug kann sonst den Steueranteil verschieben. Das gilt insbesondere bei langen Projekten mit unterschiedlichen Leistungsarten oder bei Änderungen des Steuerfalls. Im Zweifel müssen Teilzahlungen den konkreten Leistungen und Steuersätzen zugeordnet werden.

Umsatzsteuer bei Schlussrechnung und Teilentgelten

Die Umsatzsteuer auf ein vereinnahmtes Teilentgelt kann bereits vor vollständiger Ausführung entstehen. § 13 UStG regelt den Zeitpunkt, § 14 Abs. 5 UStG die Rechnungs- und Endabrechnungslogik. Die Schlussrechnung darf deshalb nicht so aussehen, als entstünde die Umsatzsteuer auf den bereits versteuerten Abschlag erneut. Sie zeigt zunächst die Steuer der Gesamtleistung und setzt anschließend die Steuer aus den vereinnahmten Teilentgelten ab.

Für die Voranmeldung ist die Periodenzuordnung gesondert zu prüfen. Eine Schlussrechnung korrigiert nicht automatisch fehlerhafte Meldungen aus früheren Zeiträumen. Stimmen Zahlungseingänge, Rechnungen oder Steuerbeträge nicht überein, müssen Ursache und erforderliche Berichtigung nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine rein optische Saldierung in der PDF ersetzt diese Prüfung nicht.

Nachträge, Minderungen und Korrekturen behandeln

Eine Schlussrechnung bildet den tatsächlich geschuldeten Endstand ab. Freigegebene Zusatzleistungen erhöhen das Gesamtentgelt, entfallene Positionen oder vereinbarte Minderungen reduzieren es. Jede Änderung sollte auf eine belastbare Vertrags- oder Abnahmereferenz verweisen. Ungeklärte Nachträge einfach in die Rechnung aufzunehmen, verlagert einen Vertragsstreit nur in den Zahlungsprozess.

Wird nach Versand ein Fehler entdeckt, darf eine festgeschriebene Schlussrechnung nicht still überschrieben werden. Je nach Fehler und Prozess sind Rechnungskorrektur, Storno und Neuausstellung miteinander zu verknüpfen. Der Ratgeber Rechnung korrigieren hilft bei der Auswahl. Auch bei einer Korrektur müssen die bereits geleisteten Zahlungen und der aktuelle Saldo erhalten bleiben.

Prüfliste vor dem Versand

• Ist die Leistung vollständig abgeschlossen und der Abrechnungsstand freigegeben?
• Entspricht die Gesamtleistung Vertrag, Aufmaß, Abnahme und Nachträgen?
• Sind alle Pflichtangaben und der richtige Leistungszeitpunkt vorhanden?
• Wurden nur tatsächlich vereinnahmte Teilentgelte abgesetzt?
• Sind Netto, Steuer und Brutto je Teilzahlung rechnerisch konsistent?
• Sind mehrere Steuersätze oder Steuerfälle getrennt dargestellt?
• Lässt sich jede Anrechnung über Belegnummer und Zahlungsdatum prüfen?
• Ist der Restbetrag eindeutig und stimmt er mit der Offene-Posten-Übersicht überein?

Offene Abschläge und Schlussforderung getrennt abstimmen

Vor dem Versand sollte eine Nebenrechnung den buchhalterischen Saldo erklären: Welche Abschlagsrechnungen wurden gestellt, welche davon bezahlt, welche Zahlungen nur teilweise zugeordnet und welche Beträge bereits storniert? Diese Abstimmung gehört nicht zwingend als vollständiges Debitorenkonto in die Kundenrechnung, verhindert aber, dass ein offener Abschlag zugleich als alte Forderung und als Bestandteil der Schlusszahlung verfolgt wird. Nach Freigabe muss festgelegt sein, ob die Schlussrechnung die offenen Zwischenforderungen ersetzt, mit ihnen verrechnet wird oder ob der Vertrag eine andere Behandlung vorsieht.

Auch Zahlungseingänge nach dem Schlussrechnungsstichtag brauchen eine klare Regel. Geht ein alter Abschlag ein, während die Schlussrechnung schon vorbereitet wird, ändern sich anzurechnendes Teilentgelt und Restbetrag. Der Beleg darf dann nicht mit einem veralteten Zahlungssaldo versendet werden. Ein kurzer Freigabestopp zwischen Zahlungsabgleich und Versand ist bei großen Projekten wirksamer als eine spätere Korrektur. Bei Guthaben sollte außerdem eindeutig beschrieben werden, ob es ausgezahlt, mit einer anderen Forderung verrechnet oder zunächst geklärt wird. Dieser Kontrollschritt gehört in jede dokumentierte Projektfreigabe.

Was Invoify bei Schlussrechnungen unterstützt – und was nicht

Invoify besitzt derzeit keine spezialisierte, fachlich gekoppelte Abschlags- und Schlussrechnungsfunktion. Frühere Teilrechnungen, tatsächliche Zahlungseingänge und Steueranteile werden nicht automatisch zu einer Schlussrechnungskette verrechnet. Eine normale Rechnungsposition ist kein Ersatz für diese fehlende Prozesslogik.

Der allgemeine Rechnungsprozess unterstützt Pflichtfelder, Positionen, Steuerfälle, Zahlungsbedingungen und Status. Für eine echte Schlussrechnung müssen Gesamtleistung und Abschlagsanrechnung jedoch außerhalb des automatisierten Standardablaufs fachlich vorbereitet und geprüft werden. Bis eine entsprechende Produktfunktion ausdrücklich freigegeben ist, beschreibt dieser Beitrag ausschließlich den korrekten Sachprozess.

Offizielle Quellen und Rechtsstand

Die allgemeinen Rechnungsangaben und die Absetzung vereinnahmter Teilentgelte in der Endrechnung stehen in § 14 Abs. 4 und 5 UStG. Den Steuerzeitpunkt bei Teilentgelten regelt § 13 UStG. Ergänzende Angaben zu Leistungszeitpunkt und mehreren Rechnungsdokumenten enthält § 31 UStDV. Letzter Quellencheck: 31. Juli 2026; nächste turnusmäßige Prüfung: Januar 2027.