Transparenz und Methodik
Die rechtlichen Fristen und Übergangsregeln behandelt der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht; die Formatwahl erklärt ZUGFeRD vs. XRechnung. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Softwareauswahl.
Was E-Rechnung-Software können muss
- Erzeugen nach EN 16931: ZUGFeRD (hybrid) und/oder XRechnung (XML) aus den geprüften Rechnungsdaten – nicht als nachträglicher Konverter-Trick.
- Empfangen und lesbar machen: Eingehende strukturierte Rechnungen erkennen und die Daten maschinell auslesen, statt sie als Anhang verstauben zu lassen.
- B2G-Tauglichkeit: Leitweg-ID und die für Behörden nötigen Referenzfelder.
- Pflichtangaben-Sicherheit: Leistungszeitraum, Steuerfälle und Hinweise müssen im strukturierten Teil ankommen – nicht nur im PDF-Bild.
- Aufbewahrung: Festschreibung und unveränderbare Ablage der Belege samt Originalformat.
Sechs Programme im Überblick
| Programm | Typ | Zielgruppe | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Invoify ✱ | Cloud, Belege + Warenwirtschaft | Selbstständige, Kleinunternehmen, Händler | ZUGFeRD + XRechnung erstellen, Empfang mit strukturierter Auslese; im Pre-Launch kostenfrei |
| sevdesk | Cloud, Buchhaltung komplett | Selbstständige und kleine Unternehmen | E-Rechnung eingebettet in vollständige Buchhaltung |
| Lexware Office | Cloud, Buchhaltung | Kleine Unternehmen | Etablierter Anbieter mit starkem Bankabgleich |
| easybill | Cloud, Rechnungs-Spezialist | Selbstständige bis Mittelstand | Langjährige XRechnung-/B2G-Erfahrung |
| WISO MeinBüro | Cloud/Desktop, Büropaket | Kleine Betriebe | Büro-Komplettpaket inklusive E-Rechnung |
| Papierkram | Cloud, projektbasiert | Freelancer und Solo-Selbstständige | Zeiterfassung und Projekte plus E-Rechnung |
Die Programme im Kurzprofil
Invoify ✱ – E-Rechnung in beide Richtungen
Invoify als E-Rechnungssoftware erzeugt aus geprüften Rechnungsdaten wahlweise ZUGFeRD- oder XRechnung-Belege nach EN 16931 – inklusive Leistungszeitraum, Steuerfall-Hinweisen und Leitweg-ID für Behördenrechnungen. Auf der Empfangsseite erkennt die Belegbox eingehende ZUGFeRD-/Factur-X- und XRechnung-Dateien und liest die strukturierten Daten maschinell aus, statt sie per Texterkennung zu raten. Belege werden festgeschrieben und als PDF archiviert. Ehrliche Grenzen: kein integrierter Peppol-Versand und kein DATEV-Export (Stand: Juli 2026). Während des Pre-Launch komplett kostenfrei.
sevdesk – E-Rechnung im Buchhaltungspaket
sevdesk bettet die E-Rechnung in eine vollständige Cloud-Buchhaltung ein – von der Belegerfassung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung. Wer ohnehin eine komplette Buchhaltungslösung sucht, bekommt die E-Rechnung hier als Teil des Gesamtpakets.
Lexware Office – der etablierte Anbieter
Lexware Office (früher lexoffice) gehört zu den bekanntesten Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen und verbindet E-Rechnung mit Buchhaltung und einem starken Bankabgleich. Der Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab – ein Blick auf die Tarifdetails lohnt sich vor allem beim E-Rechnungs-Versand.
easybill – der Rechnungs-Spezialist
easybill konzentriert sich seit Jahren auf Rechnungsstellung und bringt entsprechend viel Erfahrung mit XRechnung und Behördenrechnungen mit. Für Nutzer mit hohem Rechnungsaufkommen und B2G-Kunden eine naheliegende Option.
WISO MeinBüro – das Büropaket
WISO MeinBüro von Buhl versteht sich als Komplettpaket für kleine Betriebe – Angebote, Rechnungen, E-Rechnung und Büroorganisation in einem. Wer eine Rundum-Lösung im WISO-Umfeld sucht, findet hier den breitesten Ansatz.
Papierkram – für projektbasierte Freelancer
Papierkram richtet sich an Freelancer, die zeit- und projektbasiert abrechnen: Zeiterfassung, Projekte und Faktura greifen ineinander, E-Rechnungs-Formate werden unterstützt. Für reine Produkthändler ist der Projektfokus weniger relevant.
Welches Programm für wen?
- Du willst E-Rechnungen erstellen UND eingehende strukturiert einlesen, ohne Buchhaltungspaket: Invoify ✱.
- Du suchst die komplette Buchhaltung mit E-Rechnung als Baustein: sevdesk oder Lexware Office.
- Du stellst viele Rechnungen an Behörden: easybill mit seiner B2G-Erfahrung.
- Du willst ein Büro-Komplettpaket: WISO MeinBüro.
- Du rechnest Projekte und Stunden ab: Papierkram.
Häufige Fehler beim Umstieg auf die E-Rechnung
- Eine bildbasierte PDF für eine E-Rechnung halten.
- Nur das Erstellen regeln und den Pflicht-Empfang ignorieren.
- Den strukturierten Datensatz nach dem Versand nicht im Original aufbewahren.
- Pflichtangaben wie den Leistungszeitraum nur ins PDF-Bild schreiben, nicht in die Strukturdaten.
- Bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID erst nach der Ablehnung erfragen.
- Software nach dem Logo statt nach dem eigenen Prozess auswählen.
Häufige Fragen
Reicht eine normale PDF-Rechnung noch aus?
Für inländische B2B-Umsätze ist die PDF langfristig kein zulässiges Standardformat mehr: Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht, die Ausstellungspflichten greifen schrittweise. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931.
Was muss eine E-Rechnung-Software mindestens können?
Strukturierte Rechnungen nach EN 16931 erzeugen (ZUGFeRD und/oder XRechnung), eingehende E-Rechnungen lesbar machen, Pflichtfelder wie Leitweg-ID für Behörden unterstützen und die Belege unveränderbar aufbewahren.
Was kostet E-Rechnung-Software?
Die Spanne reicht von kostenlosen Einstiegen bis zu Buchhaltungspaketen im zweistelligen Monatsbereich. Invoify ist während des Pre-Launch komplett kostenfrei; die aktuellen Preise der übrigen Anbieter stehen auf deren Produktseiten.
Kann Invoify E-Rechnungen empfangen und lesen?
Ja. Die Belegbox erkennt eingehende ZUGFeRD-/Factur-X- und XRechnung-Dateien und liest die strukturierten Daten (CII wie UBL) maschinell aus – Betrag, Aussteller und Rechnungsdaten werden ohne fehleranfällige Texterkennung übernommen.